Техническая организация конференции держится на проверках, которые зал замечает только после провала. Но набор проверок у каждой площадки свой. Он зависит от райдера зала, числа экранов и формата сессий. Ниже — что проверить и в какие сроки.
Спикеров и программу конференции обычно собирают месяцами, а технику зала откладывают на последнюю неделю. Отсюда и фонящие микрофоны, и слайды, которые не помещаются на экран. Этот чек-лист разложен по срокам: от запроса райдера за полтора-два месяца до разбора после события. В нём есть и готовое письмо спикерам.
Техническая организация конференции начинается с райдера площадки
Технический райдер площадки описывает, что уже стоит в зале: пульт, колонки, микрофоны, проектор или LED-экран, свет и коммутацию. От этого документа зависит вся подготовка, поэтому каждую единицу оборудования сверяют с ним. Чего в райдере нет, то везёт подрядчик, а ему нужно время на подбор и доставку.
Райдер запрашивают сразу после брони, обычно за 6–8 недель до конференции. Вместе с ним просите схему зала и схему подключения экрана. Нередко выясняется, что ноутбук подключается только у пульта в конце зала, а на сцене разъёма нет. Тогда спикеру нужен кликер с запасом дальности или отдельный кабель до кафедры.
Пять вопросов стоит задать площадке в первом же письме:
- какой стоит пульт и сколько на нём свободных каналов;
- сколько в зале радиомикрофонов, ручные они или головные гарнитуры;
- куда подключается компьютер с презентациями и какой там разъём;
- работает ли штатный звукорежиссёр и до которого часа;
- когда зал свободен для техрепетиции: накануне или только утром в день конференции.
От последнего ответа зависит, насколько сложную сцену можно себе позволить. Подробнее об этом — в разделе о техрепетиции.
За 4–6 недель: звук для зала и радиомикрофоны
Звук решают первым, потому что от него зависит, услышат ли спикера в последнем ряду. Начинают с подсчёта микрофонов по программе. На доклад хватает одного радиомикрофона у спикера и одного запасного. На панельную дискуссию микрофон нужен каждому участнику и модератору, а ещё один-два понадобятся для вопросов из зала.
Ручной микрофон привычнее, но он занимает руку, а спикеру с кликером и стаканом воды это неудобно. Головная гарнитура освобождает руки, зато её дольше надевать и настраивать под голос. Поэтому на плотную программу, где спикеры меняются каждые 15–20 минут, чаще берут ручные микрофоны. Гарнитуры оставляют для главных докладов, где человек долго говорит и много ходит по сцене.
Отдельно договоритесь о звукорежиссёре. Штатный специалист площадки знает зал, но его смена может закончиться раньше вечерней сессии. Если программа длинная, уточните, кто его сменит, или пригласите своего человека.
Пульт лучше ставить в самом зале, там, откуда видно сцену. Из технической комнаты звукорежиссёр не заметит, что спикер отошёл от микрофона.
Батарейки в радиомикрофонах меняют перед каждым блоком программы, даже если индикатор показывает заряд. Запасной комплект лежит у пульта, и о нём знает ассистент на сцене.
За 3–4 недели: проектор, LED-экран и кликер
Затем переходят к экранам. Проектор хорошо работает в затемнённом зале, а при дневном свете из окон картинка бледнеет, и мелкий текст на слайдах уже не читается. LED-экран ярче и не боится света, но у него своё разрешение и своё соотношение сторон. Оба параметра узнают у площадки заранее и передают спикерам.
Чаще всего экран рассчитан на 16:9. Если в зале стоит экран 4:3 или широкий LED нестандартной формы, спикерам нужен отдельный шаблон. Иначе слайды сожмутся или уйдут за края.
Когда экранов два или три, нужен человек, который переключает картинку, и понятная схема: что идёт на центральный экран, а что на боковые. Обычно на боковых дублируют слайды или показывают таймер и название сессии. Схему рисуют на одной странице и отдают звукорежиссёру, видеоинженеру и ведущему.
Лучше привезти свой кликер и запасной к нему, а дальность проверить с края сцены. Для спикеров на пол ставят монитор с обратным отсчётом времени. Когда время видно, доклады реже выходят за отведённые минуты.
За неделю: презентации спикеров в одном формате
Срок сдачи презентаций ставят за 3–5 дней до конференции. Все файлы прогоняют на том компьютере, с которого они пойдут на экран. Так сразу видно, где поехали шрифты, не открылось встроенное видео или слайд не влез в формат экрана.
Удобнее всего принимать исходник в PowerPoint или Keynote, а к нему копию в PDF. PDF выручает, если на презентационном компьютере нет нужного шрифта. Видео внутри презентации просите прислать отдельным файлом, чтобы его звук можно было проверить на репетиции.
Вот письмо спикерам: скопируйте его и подставьте свои данные.
Добрый день. Экран в зале — [LED / проектор], соотношение сторон [16:9]. Пришлите, пожалуйста, презентацию до [дата] двумя файлами: исходник в PowerPoint или Keynote и копию в PDF. Видео со звуком приложите отдельно. Слайды переключаются кликером со сцены, так что подключать свой ноутбук не понадобится. Если всё же нужен свой компьютер, предупредите заранее: разъём проверят на техрепетиции [дата, время]. И ответьте, пожалуйста, можно ли после конференции отправить вашу презентацию участникам.
Файлы складывают в одну папку и в названии пишут номер сессии и фамилию спикера. Тогда оператор презентаций откроет нужный файл за секунды, даже если программу поменяли в последний момент.
Где обычно ошибаются: Презентации собирают утром в день конференции, и третий спикер выходит с файлом в другом соотношении сторон. Слайды ужаты, по бокам чёрные полосы, а таблицу с цифрами из зала не разглядеть. Оператор пересохраняет файл прямо во время доклада, следующий спикер ждёт, и к обеду программа съезжает. Когда файлы прогоняют на рабочем компьютере за несколько дней, такую проблему решают спокойно и без зрителей.
Wi-Fi и связь на площадке
Wi-Fi проверяют в зале, полном людей. На пустой площадке скорость хорошая, но когда сотни гостей подключаются одновременно, сеть проседает. Если в программе есть онлайн-голосование, QR-коды или живая демонстрация сервиса, слабая сеть подведёт прямо на сцене.
Поэтому у площадки просят две сети. Одна для гостей, вторая закрытая: для пульта, презентационного компьютера и спикеров с живым демо. Пароль от гостевой сети печатают на бейджах или показывают на заставке между сессиями. Для живой демонстрации держат запасной вариант: мобильный роутер или заранее записанный экран.
В перерывах мы постоянно видим гостей, которые ходят по фойе с поднятым телефоном и ищут, где ловит сеть. Пока они ищут, на следующую сессию никто не торопится.
Команде на площадке нужна своя связь: рации или общий чат со звукорежиссёром, ведущим, администратором зала и координатором спикеров. Номер технического специалиста площадки сохраняют в телефон заранее. Когда гаснет экран, искать его уже поздно.
Техрепетиция накануне и день конференции по минутам
Техрепетицию проводят накануне, в том же зале и на том же оборудовании. Программу проходят целиком в быстром темпе: включают каждый микрофон, открывают каждую презентацию, запускают каждое видео со звуком. Экраны переключают так же, как это будет днём. Хорошо, если придут ведущий и хотя бы главные спикеры: пусть постоят на сцене и попробуют кликер в руке.
Когда мы приезжаем на площадку утром, по звукорежиссёру сразу понятно, была ли накануне репетиция. Если была, он спокойно сверяет подписанные каналы. Если нет, он до самого открытия бегает между сценой и пультом.
Если площадка даёт зал только за час до начала, сложную сцену с тремя экранами лучше упростить. За час успевают проверить звук и один экран. Схема с переключениями и видеовставками без репетиции почти наверняка где-нибудь сорвётся. Один экран со слайдами и чистый звук надёжнее эффектной сцены, которую никто не прогнал.
День конференции по шагам:
- за 2 часа до начала техника включена, звукорежиссёр и оператор презентаций на местах;
- за 90 минут прогоняют все микрофоны и презентации первой сессии;
- за 60 минут на экране стоит заставка с названием и паролем от Wi-Fi, в зале играет фоновая музыка;
- за 15 минут ведущий проверяет свой микрофон и кликер;
- между сессиями оставляют 5–10 минут, чтобы сменить спикеров и микрофоны;
- в обед меняют батарейки во всех радиомикрофонах.
После конференции: что сохранить для следующего раза
Сразу после закрытия оборудование сверяют по списку. Подрядчики забирают своё, а кликеры и переходники легко уезжают в чужих сумках. В тот же вечер или на следующий день стоит поговорить со звукорежиссёром и оператором презентаций. Они лучше всех знают, где всё едва не сорвалось, хотя зал этого так и не заметил.
Итоги записывают в короткий документ: что сработало, что сломалось и что в следующий раз заказать иначе. Туда же добавляют контакты технических специалистов площадки и пометки о зале, например где слабая сеть и какой разъём у кафедры. К следующей конференции такая страница избавит от недели переписки с площадкой.
Презентации отправляют участникам только с согласия авторов. Поэтому вопрос о разрешении включают ещё в письмо со сроками: собирать согласия после события дольше.
Что сделать завтра
- Запросите у площадки технический райдер зала и схему подключения экрана.
- Посчитайте микрофоны по программе: по одному на доклад, а на панель — каждому участнику, модератору и ещё для вопросов из зала.
- Узнайте разрешение и соотношение сторон экрана и разошлите спикерам письмо со сроком сдачи презентаций.
- Договоритесь о зале для техрепетиции накануне. Если площадка даёт только утро, упростите сцену.
- Попросите у площадки отдельную закрытую сеть Wi-Fi для пульта и презентаций.
Частые вопросы
За сколько до начала проводить техрепетицию?
Лучше всего накануне, когда зал свободен и есть время что-то заменить. Без такого прогона техническая организация конференции держится на удаче. Если площадка даёт зал только утром, приходите хотя бы за 2 часа и упростите сцену до одного экрана.
Сколько микрофонов нужно на панельную дискуссию?
По радиомикрофону каждому участнику и модератору, плюс один-два для вопросов из зала. Ещё один держат у пульта как запасной. Если передавать один микрофон по кругу, паузы растягивают дискуссию, а реплики в споре теряются.
В каком формате собирать презентации спикеров?
Исходник в PowerPoint или Keynote и копию в PDF, оба в соотношении сторон экрана зала, чаще всего это 16:9. Видео присылают отдельными файлами. Все файлы прогоняют на презентационном компьютере за несколько дней до конференции.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
