Конференции и деловые мероприятия различаются тем, кто говорит и сколько людей слушает. Но одно название формата мало что объясняет. Подходящий вариант зависит от цели встречи и числа гостей. Ниже разобраны 12 форматов: задача, длительность и состав каждого.
Задачу организатору часто ставят одной строкой: «сделать конференцию» или «собрать круглый стол». Потом выясняется, что гостей втрое больше, чем помещается за столом, или что выступить хотят все. Здесь собраны 12 форматов делового события: кому подходит каждый, сколько он обычно длится и с каким соседним форматом его путают.
Два вопроса, с которых начинается выбор
Название формата подсказывает меньше, чем кажется. Встречу на 50 человек одна компания назовёт семинаром, другая — конференцией, а кто-то и вовсе форумом. Поэтому начинать удобнее с двух вопросов: кто говорит и что должно случиться после встречи.
Первый вопрос — о том, как делятся сцена и зал. На конференции выступает один человек, а остальные слушают. На панельной дискуссии говорят трое-пятеро, и зал подключается вопросами. За круглым столом слово есть у каждого, поэтому зрителей там нет совсем.
Второй вопрос — о результате. Если гости должны унести знание, подойдёт семинар или конференция. Если нужен план работ с ответственными и сроками, выбирают воркшоп или стратегическую сессию. А если людей нужно познакомить друг с другом, программа докладов только мешает, и лучше сработает бизнес-завтрак или деловой вечер.
Число гостей учитывают после этих двух вопросов, потому что от него зависят зал, тайминг и выбор ведущего. Чем больше людей, тем меньше из них успеют высказаться. Так что конференции и деловые мероприятия любого масштаба удобно раскладывать по этим вопросам ещё до того, как выбрана площадка.
Большая сцена: конференция, форум и саммит
1. Конференция. У неё одна тема и программа из докладов, сессий и ответов на вопросы. Длится она обычно от половины дня до двух дней, а доклад чаще всего занимает 15–30 минут. Конференцию собирают, чтобы поделиться знаниями и показать позицию компании или отрасли. Зал здесь слушает, поэтому успех держится на спикерах и на том, насколько плотно собрана программа.
2. Форум. По охвату он шире конференции: несколько потоков идут одновременно, рядом работает выставка, а между сессиями проходят деловые встречи. Обычно форум занимает от одного до трёх дней и собирает отрасль, регион или большое профессиональное сообщество. Гость сам выбирает, куда пойти, так что программа строится как меню. Зато поводов для встреч у форума больше, чем у любого другого формата, и гости едут сюда за знакомствами не меньше, чем за докладами.
3. Саммит. Сюда приглашают первых лиц: руководителей компаний, ведомств, крупных партнёров. Гостей обычно меньше, чем на форуме, зато каждый говорит от имени своей организации. Саммит чаще всего укладывается в один день и заканчивается договорённостями, совместным заявлением или общей повесткой. Протокол, рассадка и порядок выступлений здесь важнее декораций.
К середине большого форума мы застаём полупустые ряды в залах с докладами и плотную толпу у стендов и кофейных столов. Люди приезжают ради встреч, и программа, в которой на них не осталось времени, проигрывает коридору.
Разговор при зрителях: панельная дискуссия и круглый стол
4. Панельная дискуссия. На сцене обычно 3–5 спикеров и модератор, который задаёт вопросы и держит темп. Сессия идёт 40–60 минут, и последние 10–15 из них отдают залу. Формат хорош, когда у темы есть разные позиции и их интересно столкнуть. Он одинаково работает в зале на сто человек и на тысячу, поэтому панели часто ставят внутрь программы конференции.
Почти всё здесь решает модератор. Если он заранее готовит вопросы и вовремя перебивает, разговор получается живым. Если же спикеры по очереди читают свои доклады, панель превращается в ту же конференцию, только сидя.
5. Круглый стол. Участники сидят на равных, говорит каждый, а зрителей нет: ведущий только даёт слово и следит за временем. Обычно за столом собираются 10–20 человек, и встреча занимает полтора-два часа. Задача круглого стола — выслушать всех, кто пришёл, и найти общую позицию. Начиная примерно с 40 человек формат перестаёт работать: высказаться все не успевают, так что нужна панель с модератором.
Где обычно ошибаются: Встречу на 80 человек называют круглым столом и ждут живой дискуссии. На деле первые пять участников забирают весь разговор, остальные молчат и уходят с ощущением, что их позвали для массовки. Если гостей примерно сорок и больше, на сцену сажают 4–5 спикеров с модератором, а остальным оставляют вопросы из зала. Название «круглый стол» в приглашении можно оставить, а саму встречу устроить как панель.
Учиться и делать: семинар, воркшоп и стратегическая сессия
6. Семинар. Эксперт ведёт группу через тему: объясняет, отвечает на вопросы и разбирает примеры участников. Обычно семинар длится 2–4 часа или целый день с перерывами, а большой зал ему скорее мешает: чем меньше группа, тем больше времени остаётся на вопросы. Его выбирают, когда сотрудникам или клиентам нужно новое знание: изменения в законе, работа с новым продуктом, методика продаж. Слайды здесь не главное: ценнее задания и материалы, которые участники заберут с собой.
7. Воркшоп. Слушать здесь приходится меньше всего: участники работают руками в малых группах, чаще всего по 4–6 человек. Ведущий даёт задание, ставит таймер и собирает результаты. Воркшоп обычно занимает 2–3 часа, а после него у группы остаётся что-то осязаемое: карта клиентского пути, прототип, список гипотез. Лектор такой встрече мешает, поэтому её ведёт фасилитатор.
8. Стратегическая сессия. Её проводят для своих: руководителей, отдела, проектной группы. Сессия идёт один-два дня, и фасилитатор ведёт людей от разбора ситуации к решениям. Участников обычно 10–30, потому что в большей группе решения тонут в обсуждении. В конце у команды должен остаться план с целями, ответственными и сроками, иначе сессия окажется просто долгим совещанием.
Камерные встречи: митап и бизнес-завтрак
9. Митап. Так собирается профессиональное сообщество: разработчики, маркетологи, дизайнеры. Обычно это вечер на 2–3 часа, два-три коротких доклада и долгое общение после них. Митапы проводят регулярно, раз в месяц или в квартал, и ценят как раз за постоянство. Компании берут этот формат, чтобы стать заметнее в сообществе и найти сотрудников; вход часто свободный, но по регистрации — иначе не понять, сколько ставить стульев.
10. Бизнес-завтрак. Его назначают на утро, до начала рабочего дня, и укладывают в полтора-два часа. Чаще всего выступает один спикер с короткой темой, а потом разговор продолжается за столами. Гостей зовут лично, и список держат небольшим, чтобы хозяин успел поговорить с каждым. Завтрак даёт клиентам и партнёрам повод встретиться, и продавать в лоб здесь не принято.
Пока идёт завтрак, мы успеваем заметить, за какими столами разговор клеится: за теми, к которым хозяин встречи подсаживается сам. А там, где гостей оставили наедине со спикером и кофе, люди быстрее начинают поглядывать на часы.
Презентация и деловой вечер
11. Презентация. У неё один хозяин и одна новость: продукт, стратегия, итоги года, новый офис. Выступления на сцене обычно занимают 30–60 минут, а потом гостей зовут к демонстрации или на фуршет. Презентацию устраивают для партнёров, клиентов и прессы, и вся программа работает на одно сообщение. Журналисты часто уходят сразу после выступлений, поэтому главное говорят в самом начале: если новостей три, гости запомнят только первую или последнюю.
12. Деловой вечер. Его ещё называют приёмом или нетворкинг-вечером, и докладов на нём нет: хозяин говорит 5–10 минут, а остальные 2–4 часа гости общаются. Такой вечер нужен, чтобы укрепить связи: поблагодарить партнёров, познакомить их между собой, отметить итоги года. Работает он, если кто-то из команды знакомит гостей друг с другом. Без этого люди стоят кучками со своими коллегами и расходятся пораньше.
Конференции и деловые мероприятия: шпаргалка в одной таблице
Таблицу удобно скопировать в рабочие заметки и сверяться с ней, когда приходит новая задача.
| Формат | Кто говорит | Сколько обычно длится | Для чего |
|---|---|---|---|
| Конференция | спикеры со сцены | от половины дня до двух дней | знания и позиция |
| Форум | несколько потоков сразу | 1–3 дня | площадка для отрасли |
| Саммит | первые лица | один день | договорённости |
| Панельная дискуссия | 3–5 спикеров и модератор | 40–60 минут | столкнуть позиции |
| Круглый стол | все участники | 1,5–2 часа | общая позиция |
| Семинар | эксперт | 2–4 часа | новое знание |
| Воркшоп | группы по 4–6 человек | 2–3 часа | готовый результат |
| Стратегическая сессия | команда и фасилитатор | 1–2 дня | план и цели |
| Митап | 2–3 докладчика и сообщество | 2–3 часа вечером | сообщество и найм |
| Бизнес-завтрак | спикер и гости за столами | 1,5–2 часа утром | повод встретиться |
| Презентация | хозяин события | 30–60 минут на сцене | одна новость |
| Деловой вечер | хозяин и гости | 2–4 часа общения | связи |
Форматы легко собираются в один день. Утром идёт конференция с докладами, перед обедом её разбавляет панель, после обеда гости расходятся по воркшопам, а вечером собираются на приём. Так устроены многие отраслевые события, и гостям это удобно: в одном месте они слушают, спорят и работают руками. Между блоками при этом оставляют запас времени, потому что без него к вечеру программа съезжает на час и больше.
Что сделать завтра
- Запишите, сколько гостей ждёте и сколько из них должны говорить: от этого соотношения и зависит формат.
- Сформулируйте одной фразой, что гости унесут со встречи: знание, решение, план или новые знакомства.
- Сверьтесь с таблицей и выберите формат, а если гостей примерно от 40, вычеркните из плана круглый стол.
- Если день составной, распишите его по блокам и поставьте паузы между ними.
- Обсудите выбранный формат с ведущим или модератором и договоритесь, как он будет держать время.
Частые вопросы
Чем конференция отличается от форума?
Конференция посвящена одной теме и идёт одним потоком, так что весь зал слушает одну программу. Форум шире: у него несколько потоков сразу, выставка и деловые встречи. Гость форума сам собирает себе день из того, что ему интересно.
Какой формат выбрать на 30 человек?
Это зависит от цели. Чтобы выслушать всех, подойдёт круглый стол, чтобы научить — семинар, а чтобы получить результат — воркшоп в пяти-шести группах. Если нужно ближе познакомиться с клиентами, для такого числа гостей хорошо подходит бизнес-завтрак.
Можно ли совместить несколько форматов в одном дне?
Да, и многие конференции и деловые мероприятия так и устроены: доклады утром, панель перед обедом, воркшопы после него и приём вечером. Каждому блоку нужен свой ведущий или модератор. Между блоками закладывают паузы, чтобы гости успели перейти в другой зал.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
