Договор организации конференции защищает заказчика, если в нём есть десять пунктов. Но часть из них агентства выносят в приложения и присылают позже. Насколько вы защищены, решают смета, ТЗ и условия отмены. Ниже — десять пунктов, которые стоит проверить до подписи.
Агентство прислало проект, до конференции осталось немного, и подписать хочется сегодня. С этим списком за полчаса видно, где текст вас защищает, а где оставляет спор на потом. Юриста он не заменит, зато подскажет, какие вопросы задать агентству и своей юридической службе.
Предмет договора организации конференции и техническое задание
Начните с вида договора и с того, что в нём названо предметом. С ивент-агентством обычно заключают договор возмездного оказания услуг: агентство берётся сделать работу, а заказчик за неё платит. Предмет описывают конкретно: какая конференция, дата, город, площадка, сколько участников и в каком формате она пройдёт — очно, онлайн или смешанно. Под строку «организация мероприятия» без подробностей подойдут и большой форум, и камерная встреча, поэтому защищает она слабо.
Второе, что нужно проверить, — техническое задание. Его прикладывают к договору, и в нём перечислено всё, что агентство делает своими силами. Обычно это регистрация, оформление зала, техника для сцены, кейтеринг, переговоры с площадкой и встреча спикеров. У каждой строки должен быть понятный результат: сколько микрофонов в зале, сколько кофе-брейков, во сколько открывается регистрация.
Если чего-то нет в ТЗ, значит, агентство этого и не обещало. Поэтому всё, что для вас важно, лучше вписать словами, даже если на встрече «и так договорились». Устные договорённости забываются быстро, особенно когда со стороны агентства сменился менеджер.
Смета и порядок оплаты
Третий пункт — смета. Её тоже прикладывают к договору и подписывают обе стороны, и тогда каждая её строка становится обязательством. Из сметы видно, что входит в стоимость, а за что придётся платить отдельно: аренду площадки, технику, питание, печать, работу подрядчиков. В хорошей смете те же разделы, что и в ТЗ, так что их легко сверить построчно.
Отдельно посмотрите, что будет, если изменится число участников. Пусть в договоре будет дата, до которой количество гостей можно поменять без пересчёта. После неё питание и печать обычно пересчитывают, и порядок этого пересчёта тоже стоит записать.
Четвёртый пункт — как вы платите. Чаще всего платят частями: аванс при подписании, затем по этапам подготовки и остаток после конференции. По договору должно быть видно, за что платится каждая часть и какой документ её закрывает. Тогда при отмене или споре проще понять, какие деньги уже отработаны.
Сроки и контрольные точки подготовки
Пятый пункт — сроки, и одной даты конференции здесь мало. Подготовку делят на этапы, у каждого своя контрольная точка. К одной дате утверждают программу, к другой открывают регистрацию, к третьей агентство присылает финальный тайминг дня. Если таких точек в договоре нет, о задержке заказчик узнаёт в последнюю неделю, когда исправить уже почти ничего нельзя.
Смету и ТЗ подписывают заранее, как правило за 3–4 недели до события. Бывает, что к этому сроку агентство их так и не приложило и предлагает подписать «рамку», а приложения обещает прислать потом. Тогда лучше остановиться: без приложений договор описывает одни намерения, и опереться в споре будет не на что.
Заодно впишите контакты ответственных с обеих сторон и их полномочия. В день конференции кто-то должен решать вопросы сразу: сдвинуть блок, заменить спикера, договориться с площадкой о лишнем часе. Мы приходим на съёмку заранее, и уже у стойки регистрации видно, был ли на конференции такой человек. Там, где его не было, бейджи допечатывают на ходу, а ведущий получает тайминг уже у сцены.
Отмена, перенос и форс-мажор
Шестой пункт — что будет, если конференцию отменят или перенесут. По ст. 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от договора оказания услуг в любой момент. При этом он оплачивает расходы, которые агентство к этому времени фактически понесло. Агентство тоже может отказаться, но тогда полностью возмещает заказчику убытки, а текст статьи перед подписью стоит сверить на consultant.ru: суды уточняют, как её применять.
Поэтому полезно заранее расписать, что считается фактическими расходами. Обычно это невозвратная бронь площадки, уже напечатанные материалы и предоплата кейтерингу. Пусть агентство подтверждает такие траты документами от своих подрядчиков: одной строки в письме мало. Перенос даты оформляют отдельно: на какой срок можно сдвинуть конференцию, сохраняются ли договорённости с площадкой и кто доплачивает разницу.
Седьмой пункт — форс-мажор. В договоре перечисляют обстоятельства, при которых стороны не отвечают за неисполнение: стихийные бедствия, решения властей, закрытие площадки по причинам, на которые стороны не влияют. Проверьте, как и в какой срок стороны сообщают друг другу о таком событии и что происходит с уже оплаченными деньгами. Формулировка «иные обстоятельства» без порядка действий выгодна тому, кто первым на неё сошлётся.
Права на фото и видео, согласия и персональные данные
Восьмой пункт касается материалов конференции. Фотографии, видео, презентации и оформление зала делают люди агентства или его подрядчики. Если договор об этом молчит, права на материалы, как правило, остаются у тех, кто их создал. Поэтому прямо напишите, что права переходят заказчику, в каком объёме и с какого момента, и что вместе с готовыми материалами передаются исходники.
Отдельной строкой в договоре укажите, кто собирает согласия участников на съёмку. Изображение человека можно обнародовать только с его согласия (ст. 152.1 ГК РФ). Без согласий ролик с конференции опубликовать нельзя, даже если снят он отлично. Чаще всего согласие берут прямо в форме регистрации, и договор должен сказать, кто за эту форму отвечает.
Списки участников с телефонами и почтой — это персональные данные, их защищает 152-ФЗ. В договоре стоит указать, кто эти данные обрабатывает: заказчик, агентство или оба. Пусть там будет сказано, на каком основании агентство получает списки и что делает с ними после конференции.
Где обычно ошибаются: не прописывают, кому принадлежат видео и фото, и после конференции агентство просит согласовывать с ним каждую публикацию. Пост для соцсетей ждёт ответа днями, а ролик для сайта лежит, пока стороны выясняют, входило ли это в договор. Пара строк о передаче прав и исходников снимает вопрос ещё до подписи.
Субподрядчики и закрывающие документы
Девятый пункт — субподрядчики. Агентство почти всегда работает с другими компаниями: площадкой, техническим подрядчиком, кейтерингом, типографией, фотографами и видеографами. Запишите в договоре, что за их работу агентство отвечает как за свою, а о замене главного подрядчика предупреждает заранее и письменно. Если вам важен конкретный подрядчик, впишите его в ТЗ по названию.
Десятый пункт — закрывающие документы. После конференции агентство передаёт акт выполненных работ или оказанных услуг, а с ним счёт и отчёт. В отчёт обычно входят фото, число зарегистрированных и пришедших гостей и копии документов от подрядчиков. Узнайте у своей бухгалтерии, какие бумаги ей нужны, и перечислите их в договоре.
Отдельно проверьте срок, за который заказчик подписывает акт или присылает возражения. Часто в договоре написано, что акт считается принятым, если заказчик промолчал до конца срока. Поэтому срок ставят такой, чтобы бухгалтерия и юристы успели всё проверить, особенно если конференция заканчивается перед праздниками или отпусками.
Десять пунктов одной таблицей
Эту таблицу по договору организации конференции можно скопировать и пройти по ней вместе с юристом или менеджером агентства.
| № | Пункт | Что проверить | Тревожный признак |
|---|---|---|---|
| 1 | Вид договора и предмет | Дата, город, площадка, формат, число участников | «Организация мероприятия» без подробностей |
| 2 | Техническое задание | Каждая услуга с понятным результатом | ТЗ «пришлём позже» |
| 3 | Смета | Подписана обеими сторонами, совпадает с ТЗ | Строка «прочие расходы» без расшифровки |
| 4 | Оплата | За что платится каждая часть | Весь платёж вперёд без этапов |
| 5 | Сроки | Контрольные точки подготовки и ответственные | Одна дата — день конференции |
| 6 | Отмена и перенос | Что считается фактическими расходами | Расходы без подтверждающих документов |
| 7 | Форс-мажор | Порядок уведомления и судьба оплаты | «Иные обстоятельства» без порядка действий |
| 8 | Права, согласия, данные | Права на фото и видео, исходники, согласия, 152-ФЗ | Пункт о материалах отсутствует |
| 9 | Субподрядчики | Агентство отвечает за них как за себя | Замена подрядчика без предупреждения |
| 10 | Закрывающие документы | Акт, счёт, отчёт и срок приёмки | Акт считается принятым через пару дней |
Что сделать завтра
- Положите проект договора рядом с этим списком и отметьте, каких пунктов в нём нет.
- Попросите агентство приложить смету и ТЗ к договору; если до конференции осталось 3–4 недели, а приложений всё нет, подпись лучше отложить.
- Решите, кто собирает согласия на съёмку и кто обрабатывает списки участников, и добавьте это в договор.
- Узнайте у бухгалтерии, какие закрывающие документы ей нужны и сколько дней она тратит на проверку акта.
- Сверьте на consultant.ru актуальные редакции ст. 782 и ст. 152.1 ГК РФ и отдайте проект юристу вместе с отмеченными пунктами.
Частые вопросы
Какой вид договора обычно заключают с ивент-агентством?
Договор организации конференции чаще всего оформляют как договор возмездного оказания услуг. Смету и ТЗ прикладывают к нему, и обе стороны их подписывают. Окончательный вид договора лучше выбирать вместе с юристом компании.
Кому принадлежат фото и видео с конференции по договору?
Тому, за кем их закрепляет договор. Если пункта нет, права, как правило, остаются у тех, кто снимал. Поэтому стоит прямо написать, что права и исходники переходят заказчику, и указать, кто собирает согласия участников на съёмку.
Что прописать на случай отмены события?
Перечислите, что считается фактическими расходами агентства и какими документами оно их подтверждает. Отдельно опишите перенос даты и форс-мажор: как стороны сообщают о нём друг другу и что происходит с оплатой.
Можно ли подписать договор сейчас, а смету приложить потом?
Можно, но рискованно. Без сметы и ТЗ договор описывает только намерения, и спорить по нему потом не о чем. Если за 3–4 недели до события приложений всё ещё нет, подпись лучше отложить.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
