Конференции пресс-релиз нужен дважды: до события и сразу после. Но у каждого свой срок: анонс уходит за 10–14 дней, итоговый — в течение 24 часов. Отклик зависит от списка изданий и того, насколько удобен текст. Ниже — график рассылки, шаблон анонса и состав медиа-кита.
Журналисты планируют выпуски заранее, и конференция попадает в их сетку, только если о ней узнали вовремя. После события счёт идёт уже на часы: на следующий день новость мало кому интересна. Здесь собраны график по дням, готовый текст анонса и короткий разбор итогового релиза.
Два релиза или один: решите до рассылки
Для открытой конференции пресс-релиз пишут дважды. Анонс зовёт журналистов прийти и даёт редакции повод поставить событие в план. Итоговый текст рассказывает, что произошло, и помогает написать новость даже тем, кто не смог приехать.
Если конференция закрытая и вход только по приглашениям, анонс рассылать незачем: журналистов в зал всё равно не пустят. Хватит одного итогового релиза, который уходит в течение 24 часов после закрытия. В нём меньше подробностей о программе и больше выводов, которые можно пересказать, не побывав в зале.
Решают это обычно за 3–4 недели до даты. Тогда пресс-служба успевает собрать список изданий, договориться со спикерами о цитатах и подготовить медиа-кит без спешки.
Рассылка сама по себе публикацию не гарантирует: редакция решает, брать ли тему, и отвечает не всем. Поэтому в графике есть напоминание и повторная проверка списка. Тем, кто откликнулся, полезно отправить программу и список спикеров отдельным письмом.
График рассылки: от двух недель до следующего утра
Ниже — рабочий график для однодневной конференции. Сроки рассчитаны на отраслевые онлайн-издания и деловые редакции. Ежемесячные журналы закрывают номер раньше, поэтому им пишут примерно за месяц.
| Когда | Что делает пресс-служба |
|---|---|
| За 3–4 недели | Собирает список из 15–20 изданий и имена редакторов нужных разделов |
| За 10–14 дней | Рассылает анонс и открывает аккредитацию |
| За 3–5 дней | Пишет короткое напоминание тем, кто не ответил |
| За 1 день | Закрывает аккредитацию и передаёт список на стойку регистрации |
| День события | Встречает прессу, раздаёт медиа-кит, собирает цитаты |
| До 24 часов после | Рассылает итоговый релиз с фото и цитатами |
Напоминание пишут коротко, в три-четыре строки: дата, место, главный спикер и ссылка на аккредитацию. Весь анонс повторять не нужно, его уже прочитали или отложили. Каждому редактору лучше писать отдельным письмом с обращением по имени, а не массовой рассылкой со списком адресов в копии.
Анонс конференции: пресс-релиз, который дочитают
Редактор решает за первые строки, брать текст в работу или нет. Поэтому первый абзац отвечает сразу на пять вопросов: кто проводит, что произойдёт, когда, где и что здесь нового для читателей издания. Всё остальное идёт ниже, по убыванию важности.
Заголовок пишут как новость. Фраза «Состоится ежегодная конференция по логистике» ничего не сообщает. Зато «Три сети магазинов покажут, как сократили сроки доставки в область» уже даёт повод для материала.
Обычно весь анонс умещается в одну страницу. Цитату спикера дают в 2–3 предложения, и в ней должна быть мысль, которую можно вынести в подзаголовок. Пустые слова вроде «рады приветствовать участников» редакция всё равно вырежет, так что лучше сразу дать мнение или прогноз.
Текст кладут прямо в тело письма. Вложенный файл открывают реже, а тяжёлое письмо может уйти в спам. Программу, фото и логотипы дают одной ссылкой на папку.
Шаблон анонса: скопируйте и заполните
Каждую строку здесь можно заменить своими данными и отправить. В квадратных скобках стоит то, что нужно заполнить.
Тема письма: [главная новость конференции в одной строке] · [дата] · аккредитация открыта Заголовок: [что нового узнают участники — с глаголом] Первый абзац: [Дата], [город, площадка]. [Организатор] проводит [название конференции]. [Главная новость программы одним предложением.] Аккредитация для СМИ открыта до [дата]. Второй абзац: [3–4 ключевых спикера: имя, должность, тема выступления.] Цитата: «[2–3 предложения о том, зачем отрасли эта встреча]», — [имя, должность]. Для журналистов: [время работы стойки прессы, где лежит медиа-кит, можно ли записать интервью.] Контакт: [имя, телефон и мессенджер человека, который отвечает в день события.] Об организаторе: [2–3 строки справки.]
Строку с контактом в конце чаще всего недооценивают. Если журналисту не ответят быстро, он просто перейдёт к другой новости.
Аккредитация СМИ и медиа-кит
Форма аккредитации короткая: имя, издание, должность, телефон и отметка, нужно ли интервью со спикером. Пять полей заполнят за минуту, а длинную анкету бросят на середине. Журналисту отвечают в течение суток, иначе он решит, что заявка потерялась.
Аккредитацию закрывают за день до события. Список фамилий с изданиями передают на стойку регистрации в распечатанном виде, потому что телефон администратора к утру может сесть.
В медиа-кит кладут программу, биографии и фото спикеров, логотипы организатора и партнёров, а также контакт пресс-службы. Фото спикеров публикуют только с их согласия — это требование ст. 152.1 ГК РФ. Поэтому разрешение удобнее взять сразу, когда спикер подтверждает выступление.
День конференции: пресс-служба у стойки и в зале
Стойку прессы открывают примерно за час до начала, вместе с общей регистрацией. Журналисту выдают бейдж, медиа-кит и называют время, когда можно подойти к спикерам. Интервью обычно ставят в перерыв, на 10–15 минут каждое, чтобы не срывать программу.
У стойки прессы мы часто видим, как журналиста не могут найти в списках. Его заявка ушла в общий ящик и там застряла, а пока её ищут, открытие проходит без него. Поэтому все заявки дублируют в одну таблицу, и доступ к ней есть у человека на стойке.
Пока идёт программа, пресс-служба записывает удачные фразы спикеров дословно и сразу уточняет у них формулировку. К вечеру у неё должны быть готовы 2–3 цитаты и отобраны фото. А это уже половина итогового релиза.
Итоговый релиз за 24 часа
Каркас текста пишут накануне: заголовок с местом для главного вывода, абзац о событии, блок цитат и справка. В день конференции остаётся вписать выводы, цифры и фамилии. Так релиз уходит вечером или следующим утром, пока тема ещё свежая.
В итоговом тексте обычно 3 главных вывода, 2 цитаты и число участников, если его посчитали на регистрации. Фото дают ссылкой: 3–5 горизонтальных кадров с подписями, кто на снимке. Презентации спикеров выкладывают туда же, если они разрешили.
Релиз получают все из списка, включая тех, кто не приехал. Больше всего он нужен журналисту, который пропустил событие: из готовых цитат и выводов новость пишется за полчаса.
После рассылки полезно вернуться к списку через день-два и посмотреть, кто написал о конференции. Ссылки на вышедшие материалы собирают в одну таблицу и добавляют в отчёт для организаторов. Тем, кто не откликнулся, хватит одного вежливого напоминания: повторные письма раздражают.
Где обычно ошибаются: Анонс отправляют за два дня, когда редакции уже свёрстали планы на неделю. Журналист вежливо отвечает, что не успевает, и конференция проходит мимо прессы. Итоговый релиз тоже часто откладывают и садятся за него через неделю. К этому времени приехавшие журналисты уже сдали тексты без ваших цитат, а остальным новость больше не нужна.
Что сделать завтра
- Соберите список из 15–20 отраслевых изданий, а к каждому — имя редактора, который пишет о вашей теме.
- Решите, открытая у вас конференция или закрытая: от этого зависит, нужен ли анонс.
- Попросите двух спикеров о цитате на 2–3 предложения и сразу о согласии на фото в медиа-ките.
- Заполните шаблон анонса и поставьте рассылку в календарь за 10–14 дней до даты.
- Заготовьте каркас итогового релиза, чтобы в день события вписать в него только выводы и цитаты.
Частые вопросы
За сколько дней до конференции рассылать анонс?
Анонс конференции пресс-релизом рассылают за 10–14 дней: редакции успевают поставить событие в план. За 3–5 дней до даты отправляют короткое напоминание. Ежемесячным журналам пишут раньше, примерно за месяц.
Что поставить в первый абзац пресс-релиза?
Ответы на пять вопросов: кто проводит, что произойдёт, когда, где и что здесь нового для читателя издания. Если новость в первом абзаце не видна, дальше текст обычно не читают.
Нужно ли прикладывать видео к итоговому релизу?
Короткий ролик полезен: редакция может вставить его в новость или в свои соцсети. Сам файл к письму не прикладывают, потому что тяжёлое письмо часто не доходит. Ссылку на ролик и папку с фото ставят прямо в текст релиза.
Кому отправлять итоговый релиз, если журналист не пришёл?
Всем из списка рассылки. Тот, кто пропустил событие, напишет новость по готовым цитатам и выводам, если текст придёт в течение суток.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
