Лицо организации на конференции — не обязательно директор: им может стать эксперт команды. Кого выставить, зависит от цели и формата участия, а готовят человека за недели до срока тезисов. Ниже — план по неделям.
Место в программе компания получила, а кто говорит от компании, решают в последнюю неделю. Тогда спикер выходит на сцену с чужими слайдами, а стенд в перерывах пустует. В этом чек-листе — как выбрать человека и формат, что делать неделя за неделей, как расписать день конференции и чем заняться после неё.
Цель участия решает, кого отправить
Прежде чем выбирать человека, компания отвечает себе на один вопрос: зачем ей эта конференция. Обычно целей одна или две, и от них зависит, кто выйдет к залу. Когда нужны клиенты, лучше выступает руководитель направления или менеджер проекта, который говорит на языке заказчика.
Если задача в найме, зал охотнее слушает инженера или тимлида: к такому человеку хочется прийти работать. Для узнаваемости бренда и PR подойдёт первое лицо или директор по развитию, потому что их цитируют журналисты и отраслевые каналы. Партнёров ищут через тех, кто отвечает за сделки, иначе разговор после доклада упрётся в «уточню у коллег».
Цель удобно записать одной строкой и отдать будущему спикеру. Через месяц, когда начнётся спор о том, что оставить в презентации, эта строка поможет вычеркнуть лишнее.
Лицо организации на конференции: кто им становится
Когда выбирают лицо организации на конференции, должность решает меньше, чем кажется. Залу нужен человек, который знает тему по своей работе, может 15–20 минут удерживать внимание, не читая слайды, и спокойно отвечает на неудобный вопрос. Если всё это умеет руководитель отдела, а генеральный директор нет, на сцену выходит руководитель отдела.
На конференциях мы видим, как зал оживает на истории из практики и затихает на графиках, даже очень аккуратных. Поэтому рассказчик с опытом проекта обычно выигрывает у топ-менеджера, который читает написанный за него текст.
Кроме спикера, компании нужна стенд-команда, если у неё есть стенд или своя зона. Обычно это 2–3 человека, которые дежурят посменно и знают продукт не хуже докладчика. Ещё одного сотрудника назначают запасным спикером: он слушает репетиции и в крайнем случае выйдет вместо основного.
Доклад, панель или стенд
Формат участия задаёт всю подготовку, поэтому его выбирают раньше, чем ищут человека.
- Доклад. Обычно это 15–20 минут на сцене и ещё около 5 минут на вопросы. Подходит тому, у кого есть кейс с результатом и выводами, которые слушатели смогут повторить у себя.
- Панельная дискуссия. Идёт обычно 45–60 минут, за столом 3–4 участника и модератор, так что каждому достаётся примерно 8–12 минут. Здесь нужен человек, который быстро формулирует мысль и не боится спорить.
- Стенд или зона компании. Работает весь день, а разговоры у него короткие, минуты по 3–5. Нужны люди, которые легко заговаривают первыми и помнят, кому что обещали.
Панель кажется проще доклада, потому что слайдов нет. Но и к ней готовятся: заранее согласуют с модератором 2–3 вопроса и продумывают по одной истории на каждый.
План подготовки по неделям
Единого срока подачи тезисов у деловых конференций нет, и каждый организатор назначает свой. Многие просят тезисы примерно за 4–6 недель до события, поэтому план строят от этого срока.
- За 8–10 недель. Записать цель, выбрать спикера и запасного, подать заявку и уточнить у организатора формат и длину слота.
- За 6 недель. Спикер пишет 5–7 тезисов, по одной мысли на 2–3 минуты выступления. Их согласуют и отправляют организатору вместе с карточкой спикера.
- За 3–4 недели. Готов черновик презентации. Стенд-команда получает список вопросов, которые чаще всего задают о продукте.
- За 2 недели. Первая репетиция вслух, с таймером и перед коллегой, который тему не знает.
- За неделю. Вторая репетиция, финальные слайды уходят организатору, а стенд-команда расписывает смены.
Если до срока тезисов осталось меньше месяца, а спикера всё ещё нет, честнее отказаться от слота и заявиться на следующий год. Наспех собранный доклад запомнят дольше, чем отсутствие компании в программе.
Тезисы, репетиции и карточка спикера
Тезисы пишет сам спикер, потому что выступать с ними ему. PR-служба правит язык и следит, чтобы формулировки не спорили с позицией компании. Руководитель или юрист проверяет одно: нет ли в тексте цифр и названий, которые нельзя раскрывать.
Согласующих лучше ограничить двумя людьми, а замечания собрать одним заходом. Когда тезисы ходят по пяти отделам, из них уходят живые примеры, и доклад начинает звучать как пресс-релиз.
Репетиций обычно хватает двух. Первую проводят перед коллегой из другого отдела: если он смог пересказать главную мысль, доклад понятен. На второй спикер должен уложиться в слот и оставить 1–2 минуты в запасе.
Вместе с тезисами организатору отправляют карточку спикера, и её лучше подготовить заранее:
Карточка спикера для организатора.
- Имя, фамилия и должность в том виде, как их напечатают на бейдже и в программе.
- Тема выступления одной фразой, до 10 слов.
- 3–5 тезисов о том, что слушатель унесёт с собой.
- Справка о спикере на 2–3 предложения.
- Фото на светлом фоне.
- Телефон для связи в день конференции.
- Техника: свой ноутбук или компьютер площадки, нужен ли кликер.
Где обычно ошибаются: Спикера назначают за три дня до конференции, потому что первый кандидат уехал в командировку. Новый человек получает чужие слайды и тезисы, читает их с экрана и не укладывается в слот. Модератор останавливает его на середине, и время на вопросы из зала тоже пропадает. Из последнего ряда мы сразу видим, когда человек произносит чужой текст: он сверяется со слайдом после каждой фразы, и зал перестаёт слушать. Выручает запасной спикер, который был хотя бы на одной репетиции.
День конференции по минутам
- За 60 минут до слота. Спикер приезжает, получает бейдж и находит свой зал.
- За 30 минут. Спикер проверяет презентацию на технике площадки: открываются ли шрифты и видео, работает ли кликер.
- За 10 минут. Спикер у сцены, знакомится с модератором и договаривается о сигнале «осталось 2 минуты».
- Слот. Доклад на 15–20 минут, затем вопросы.
- 15–20 минут после. Спикер не спешит уходить, потому что самые полезные разговоры начинаются у сцены и в фойе.
Стенд-команда работает сменами по 2–3 часа, иначе к вечеру люди устают и перестают заговаривать первыми. Перед открытием у стенда договариваются о трёх вещах: кто отвечает на сложные вопросы, куда записывать контакты и что раздавать гостям.
Неделя после конференции
Конференция закончилась, а работа с её результатами идёт ещё неделю. В первые 2–3 дня выходит пост в соцсетях компании с главной мыслью доклада и парой фотографий со сцены. Организатора просят разослать презентацию участникам, если это предусмотрено.
Контакты со стенда и из фойе за неделю переносят в CRM с пометкой, о чём шёл разговор. Если цель участия связана с PR, пресс-служба отправляет отраслевым изданиям тезисы и комментарий спикера.
В конце недели спикер и стенд-команда собираются на 30 минут и обсуждают, какие вопросы задавали и что поменять. Там же решают, подавать ли заявку на следующий год и на какой формат.
Что сделать завтра
- Составьте список из трёх людей в компании, которые умеют рассказывать о работе без слайдов.
- Запишите одной строкой, зачем компании эта конференция: клиенты, найм или PR.
- Найдите на сайте конференции срок подачи тезисов и поставьте напоминание на неделю раньше.
- Решите, кто согласует тезисы, и оставьте в этом списке не больше двух человек.
- Забронируйте в календаре спикера две репетиции: за 2 недели и за неделю до события.
Частые вопросы
Обязательно ли выступать первому лицу?
Нет. Лицо организации на конференции — любой сотрудник, который знает тему по своей работе и спокойно держит зал. Первое лицо выводят на сцену, когда компании нужны узнаваемость бренда и внимание прессы.
За сколько недель готовить доклад?
Спикера обычно выбирают за 8–10 недель до конференции, а тезисы многие организаторы просят примерно за 4–6 недель. Точный срок у каждой конференции свой, его смотрят на сайте или уточняют у организатора.
Кто согласует тезисы?
Тезисы пишет спикер, PR-служба правит язык, а руководитель или юрист проверяет, нет ли закрытых данных. Если согласующих больше двух, дело обычно только затягивается.
Можно ли заменить спикера после подачи заявки?
Как правило, да, если предупредить организатора заранее и прислать новую карточку спикера. Поэтому запасного назначают сразу и зовут на все репетиции.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
