Форум-хакатон держится на двух таймингах сразу, и свести их надо заранее. Команды пишут код сутками, а секции идут по часам. Совместить их помогают отдельная зона разработки, чёткие задачи кейсодержателей и положение о правах. Дальше разобраны сроки по неделям и расписание обоих дней.
Хакатон оживляет деловую программу. На форум приходят молодые разработчики, а компании уносят с собой прототипы и контакты будущих сотрудников. Но у соревнования своя логистика: ночной зал, дежурное питание, жюри и юрист. Этот чек-лист поможет встроить его так, чтобы две программы не мешали друг другу.
Форум-хакатон: зачем он деловой программе
Сначала решают, зачем нужен хакатон: от ответа зависят задачи, состав жюри и призы. Чаще всего его проводят по одной из трёх причин.
Компании ищут разработчиков и хотят посмотреть, как те работают в команде. Бизнес приносит реальные задачи и забирает лучшие решения в пилот. Технологический партнёр показывает платформу, на которой команды строят прототипы.
Цель лучше записать одной фразой и показать всем партнёрам. Если целей две, выберите главную. Жюри не сможет судить сразу и по пользе для найма, и по пользе для бизнеса, так что спор начнётся прямо в финале.
Для первого раза масштаб обычно скромный: 2–3 кейса и 10–15 команд по 3–5 человек. Такой хакатон помещается в один зал, а жюри успевает выслушать все питчи за пару часов. Если на форум ждут 500 гостей и больше, участников соревнования считают отдельно. У них своя регистрация, свои бейджи и свой вход в зону разработки.
Подготовка: план на 10 недель
Хакатон готовят дольше обычной секции. Задачи пишут кейсодержатели, команды собираются заранее, а юристу нужно время на положение. Сроки обычно выглядят так:
- За 10 недель. Найдите кейсодержателей и договоритесь, какие задачи они приносят и кто от них будет экспертом на площадке.
- За 8 недель. Юрист готовит положение хакатона: условия участия, критерии оценки, призы и права на решения.
- За 6 недель. Открывается регистрация, а положение к этому дню уже опубликовано.
- За 3 недели. Регистрацию закрывают, команды получают описания задач и доступы к данным.
- За 1 неделю. Проверяют зону разработки: розетки, Wi-Fi, ночной доступ и охрану.
Описание задачи кейсодержатель укладывает в одну-две страницы. В нём есть проблема бизнеса, данные для команд и ожидаемый результат: прототип, презентация или работающий код. Чем конкретнее описание, тем меньше вопросов в первый час соревнования.
Тогда же назначают менторов, обычно по одному на 3–4 команды. Они ходят по залу, отвечают на технические вопросы и подсказывают, где команда ушла в сторону от задачи. Хорошо, если среди менторов есть люди кейсодержателя: они знают, что бизнесу на самом деле нужно.
Положение хакатона и права на код
Права на программы, базы данных и другие результаты творческого труда регулирует часть четвёртая Гражданского кодекса. Организатору важно другое: на хакатоне эти права распределяют письменно и до старта, в положении. Без него после финала кейсодержатель и команда будут по-разному понимать, кому принадлежит код.
Обычно выбирают одну из трёх схем:
- права остаются у команды, а кейсодержатель получает право первым предложить ей договор;
- победитель передаёт права кейсодержателю вместе с призом;
- команда сохраняет права, а кейсодержатель получает неисключительную лицензию на решение.
Положение публикуют до открытия регистрации. Если его нет, сильные команды просто не придут: опытные разработчики не отдают свой код на неизвестных условиях. В том же документе пишут, как быть с кодом, который команда принесла с собой, и какие данные кейсодержателя нельзя выносить с площадки.
Согласие на обработку персональных данных берут в форме регистрации. Там же участник отмечает, что прочитал положение. Хватит одной галочки со ссылкой на документ, зато потом не будет спора о том, знала ли команда условия.
Зона разработки отдельно от залов
Командам нужны тишина и возможность работать ночью, а гостям — свободный проход к секциям и кофе-брейкам. Поэтому зону разработки ставят в отдельный зал или хотя бы за перегородку. Вход в неё открывают по бейджам участников, менторов и жюри.
Что проверить в зоне:
- стол на каждую команду и по одной розетке на участника, плюс удлинители про запас;
- Wi-Fi, рассчитанный на 2–3 устройства на человека, и резервный канал связи;
- ночной доступ, охрану и договорённость с площадкой о работе после закрытия;
- дежурное питание, кофе и воду в любое время суток;
- уголок для отдыха с пуфами или раскладушками.
Когда мы утром после ночной смены заходим в зону разработки, там стоит особая тишина: кто-то спит на пуфах, остальные молча дописывают код. Гости форума заглядывают туда с любопытством, и если вход открыт, разговоры у столов сбивают команды с ритма.
Тайминг: как совместить хакатон с секциями форума
Хакатон обычно длится 24–48 часов, а деловая программа укладывается в рабочий день. Получается два тайминга в одном событии, и каждый живёт по своим часам. Сводят их в трёх точках, где соревнование выходит к гостям: на открытии, промежуточном показе и финальных питчах.
Ниже шаблон на два дня, в котором разработка идёт примерно 28 часов:
| Время | Деловая программа | Хакатон |
|---|---|---|
| День 1, 09:00 | Регистрация гостей | Регистрация команд, выдача доступов |
| 10:00 | Открытие и пленарная сессия | Кейсодержатели объявляют задачи со сцены |
| 11:00 | Секции | Старт разработки |
| 18:00 | Нетворкинг | Промежуточный показ менторам |
| 19:00 | Завершение первого дня | Ночная работа в зоне |
| День 2, 10:00 | Секции | Работа команд, консультации экспертов |
| 15:00 | Кофе-брейк | Сдача решений |
| 15:30 | Последние секции | Предзащита и репетиция питчей |
| 16:30 | Главный зал | Финальные питчи перед жюри и гостями |
| 18:30 | Награждение и закрытие | Объявление победителей |
Между сдачей решений и питчами оставляют не меньше часа. Жюри за это время просматривает презентации, а команды репетируют. Финал ставят за 1,5–2 часа до закрытия, пока гости ещё в зале и не спешат на выход.
Жюри, питчи и призы
В жюри обычно 3–5 человек, и число берут нечётное, чтобы не было ничьей. Туда входят представители кейсодержателей, технический эксперт и кто-то от партнёра или организатора. Критерии публикуют в положении, чаще всего их 4–5: польза для бизнеса, техническая сложность, готовность прототипа и качество питча.
На питч обычно дают 5 минут и ещё 3 минуты на вопросы жюри. При 12 командах финал с коротким перерывом займёт около двух часов. Если команд больше, сначала проводят предзащиту по каждому кейсу, и в общий финал выходят 2–3 лучших.
Призы описывают в положении без двусмысленностей: что получает победитель, когда и на каких условиях. Кроме денежного приза, командам интересны стажировка, оплаченный пилот у кейсодержателя и доступ к платформе партнёра. Ещё один приз почти ничего не стоит организатору: приглашение выступить на следующем форуме.
Где обычно ошибаются: Питчи финала ставят на самое закрытие форума в надежде собрать полный зал. Но к вечеру программа сдвигается на полчаса-час, и гости начинают разъезжаться. Команды после бессонной ночи выступают перед пустыми рядами, жюри торопится, а награждение комкают. Надёжнее поставить финал раньше закрытия в главном зале, а тайминг питчей отдать ведущему за неделю.
После форума: итоги за две недели
С итогами работают ещё около двух недель после награждения. Порядок обычно такой:
- в течение 3 дней публикуют результаты и решения финалистов, если положение это разрешает;
- за неделю кейсодержатели связываются с командами, чьи решения хотят взять в пилот;
- за две недели выпускают пост-релиз: сколько было команд, какие задачи, кто победил и что будет с решениями;
- собирают отзывы участников и кейсодержателей короткой анкетой.
Отзывы подскажут, что менять в следующий раз: задачи, длину соревнования или устройство зоны. Если хакатон станет регулярным, команды начнут возвращаться, и набирать участников будет проще.
Что сделать завтра
- Поищите в компании двух коллег, которые возьмутся быть кейсодержателями.
- Запишите одной фразой цель хакатона и отправьте её партнёрам.
- Попросите юриста выбрать схему прав на решения и набросать положение.
- Посмотрите план площадки и найдите зал под зону разработки с ночным доступом.
- Поставьте в черновик тайминга финальные питчи за полтора-два часа до закрытия.
Частые вопросы
Сколько длится хакатон на форуме?
Обычно 24–48 часов. На двухдневном форуме разработку удобно начать сразу после открытия и закончить к середине второго дня. Меньше чем за сутки команды успевают сделать разве что презентацию.
Кому принадлежат решения команд?
Это решает положение хакатона. Права могут остаться у команды, перейти кейсодержателю вместе с призом или достаться ему в виде неисключительной лицензии. Условия публикуют до регистрации, чтобы команды знали их заранее.
Как совместить хакатон с секциями форума?
Форум-хакатон проще всего собрать вокруг трёх общих точек: открытия, промежуточного показа и финала. В остальное время команды работают в отдельной зоне и не мешают секциям. Финал ставят в главный зал раньше закрытия.
Нужно ли пускать гостей в зону разработки?
Вход лучше ограничить бейджами участников, менторов и жюри. Для гостей устраивают промежуточный показ или короткую экскурсию с ментором в назначенное время.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
