Примеры пресс-конференций показывают: формат подбирают под новость и журналистов. При этом один и тот же повод можно подать пятью способами. Выбор зависит от веса новости, числа изданий и того, что нужно показать. Ниже — пять форматов, сроки и тайминг дня.
У пресс-службы появился повод: новый завод, итоги года, смена руководителя или запуск продукта. Теперь нужно рассказать о нём журналистам так, чтобы они пришли и написали. Ниже разобраны пять форматов, у каждого свой срок подготовки и своя длительность, а в конце есть тайминг дня по минутам.
Примеры пресс-конференций: как выбрать формат под новость
Первым делом смотрят на вес новости: сколько изданий она заинтересует и есть ли в ней цифры, решения и люди, которых хочется расспросить. Потом решают, что нужно показать, — цех, продукт, площадку или только спикера. И наконец прикидывают, сколько времени есть у журналистов. В будний день редакция обычно отпускает корреспондента на 1–2 часа, редко дольше.
Сначала формулируют саму новость и только потом подбирают под неё один из пяти форматов. Если новость тянет на заметку в отраслевом издании, хватит релиза и звонка двум-трём знакомым редакторам. А если у журналистов появятся вопросы, нужна встреча.
Дальше каждый формат разобран по одной схеме: когда он подходит, сколько длится, сколько людей собирает и за какой срок его готовят. Так проще сравнить их между собой и не перепутать задачи.
Классическая пресс-конференция для громкой новости
Классика подходит, когда у новости много адресатов: федеральные и деловые СМИ, отраслевые издания, региональная пресса. Обычно это сделка, открытие производства, итоги года крупной компании или назначение первого лица. Журналисты приходят в зал, слушают заявление и задают вопросы.
Встреча обычно длится 40–60 минут. Заявление спикеров занимает 10–15 минут, а всё остальное время отдают вопросам. Спикеров берут двух-трёх, больше не нужно: каждый новый человек на сцене съедает время на вопросы, ради которых журналисты и приехали.
Готовят такую встречу обычно за 3–4 недели. Приглашение рассылают за 7–10 дней, а напоминание отправляют накануне утром. В зале заранее проверяют микрофоны: один у ведущего и один-два для вопросов из зала, иначе на задних рядах ответов не услышат.
В пресс-кит кладут релиз, биографии спикеров, 3–5 фотографий в хорошем качестве и цифры, о которых пойдёт речь. Журналист берёт его со стола аккредитации и потом сверяет по нему фамилии и должности, когда пишет текст.
Брифинг: коротко и по одной теме
Брифинг короче классической встречи и посвящён одной теме. Его проводят, когда нужно быстро прокомментировать событие: сбой в работе сервиса, решение регулятора, ход большого проекта. Спикер обычно один, заявление короткое, и вопросы задают только по теме.
Как правило, брифинг укладывается в 15–30 минут. Если журналисты уже ждут комментария, его собирают за 1–2 дня. Брифинги удобно проводить сериями, например раз в месяц по ходу строительства. Тогда редакции привыкают к расписанию и планируют выезд заранее.
Почти на каждом деловом событии мы замечаем с последнего ряда, как журналисты достают телефоны, стоит спикеру уйти от заявленной темы. Поэтому на брифинге модератор держит рамку строже, чем на большой встрече, и мягко возвращает разговор к поводу.
Перед брифингом спикеру готовят короткую справку: суть события, что уже известно прессе и какие вопросы точно прозвучат. Ответы на 3–5 самых неудобных из них проговаривают вслух заранее.
Пресс-завтрак для разговора без протокола
Пресс-завтрак собирает небольшой круг журналистов за одним столом. Обычно это 8–15 человек из изданий, которые пишут о вашей отрасли. Формат подходит, когда громкой новости нет, зато есть повод поговорить: стратегия на следующий год, взгляд руководителя на рынок, знакомство нового директора с прессой.
Длится он обычно 1,5–2 часа и проходит утром, до редакционных планёрок, чаще всего с 9:00 до 11:00. Презентация на таком завтраке почти не нужна: хватает 2–3 тезисов, которые спикер держит в голове. Заранее договариваются, что из сказанного можно цитировать, а что говорится не для печати, только чтобы прояснить контекст.
Приглашения на завтрак отправляют лично, письмом или звонком, за 1–2 недели. Массовая рассылка здесь не работает, потому что человек должен понимать, почему позвали именно его. Рассадку продумывают так, чтобы спикер видел каждого гостя и никто не оказался в дальнем углу стола.
Пресс-тур, когда новость надо показать
Пресс-тур выбирают, если новость лучше увидеть, чем услышать: новое производство, логистический центр, восстановленный объект или лаборатория. Журналистов везут на место, показывают процесс и дают поговорить с людьми, которые там работают.
Обычно тур занимает 1 день, если площадка в Москве или ближнем Подмосковье, и 2 дня, если ехать далеко. В группе чаще всего 10–20 журналистов. Большую группу неудобно водить по цеху, и вопросы тонут в шуме. Готовят тур обычно за 4–6 недель, потому что нужно согласовать пропуска, транспорт, технику безопасности и время экскурсии на объекте.
Каждому участнику заранее отправляют памятку: где сбор, что надеть, можно ли фотографировать на объекте и во сколько обратный трансфер. В программу закладывают паузу на работу: журналисту нужно время, чтобы записать комментарии, сделать снимки и отправить первую заметку в редакцию.
Онлайн-пресс-конференция для разных городов
Онлайн выбирают, когда журналисты сидят в разных городах или новость нужно объявить сразу для нескольких регионов. Этот формат выручает и тогда, когда спикер в командировке, а повод ждать не будет.
Встреча обычно длится 30–45 минут, потому что на экране внимание держится хуже, чем в зале. Ссылку отправляют только аккредитованным журналистам, а вопросы собирают и в чате во время встречи, и заранее, за 1–2 дня. Модератор зачитывает их вслух и следит, чтобы каждое издание получило ответ.
Техническую репетицию проводят накануне со всеми спикерами. Комнату открывают за 15 минут до начала, чтобы журналисты успели подключиться и проверить звук. Запасной вариант тоже готовят заранее: второй ноутбук, резервную ссылку и телефон модератора в письме-приглашении.
Подготовка по неделям и тайминг дня
Классическую встречу обычно готовят 3–4 недели. За 4 недели формулируют новость и выбирают спикеров, а за 3 недели собирают список изданий и пишут пресс-релиз на 1–2 страницы. За 7–10 дней рассылают приглашение и открывают аккредитацию. За 2–3 дня спикеры репетируют ответы на неудобные вопросы, а накануне уходит напоминание.
День удобно расписать в таблице и отдать её ведущему заранее, чтобы утром перед началом ничего не пришлось объяснять.
| Время | Что происходит | Кто отвечает |
|---|---|---|
| за 60 минут | проверка зала, микрофонов и презентации | организатор, техник |
| за 30 минут | открывается стол аккредитации, выдают пресс-кит | координатор |
| 0:00–0:05 | ведущий открывает встречу и представляет спикеров | модератор |
| 0:05–0:20 | заявление спикеров | спикеры |
| 0:20–0:50 | вопросы журналистов | модератор |
| 0:50–1:00 | короткие комментарии отдельным изданиям | пресс-служба |
| через 2 часа | пресс-релиз и фото уходят в редакции | пресс-служба |
Стол аккредитации открывают за полчаса, чтобы гости успели взять пресс-кит и спокойно занять места. Релиз и фото рассылают в течение 2 часов после окончания, чтобы ими успели воспользоваться и те, кто не приехал.
Где обычно ошибаются: Пресс-конференцию собирают ради новости, которой хватило бы на релиз. Журналисты тратят полдня на дорогу, слышат то, что могли прочитать в письме, и в следующий раз приглашение от компании уходит в корзину. Вторая ловушка связана со сроками. Если приглашение приходит меньше чем за неделю, обычно половина редакций уже расписала планёрки, и в зал приезжают те, кого не успели отправить на другие задания.
Что сделать завтра
- Сформулируйте новость одним предложением. Если не получается, звать прессу пока рано.
- Выберите формат из пяти по весу новости и по тому, нужно ли её показывать на месте.
- Соберите список из 10–20 изданий и проверьте контакты редакторов.
- Поставьте в календарь рассылку приглашения за 7–10 дней до встречи.
- Добавьте в форму аккредитации отдельную строку согласия на обработку данных.
Частые вопросы
Когда нужна пресс-конференция, а когда хватит релиза?
Встреча нужна, если журналистам будет что спросить: о цифрах, решениях и планах. Если новость укладывается в абзац и вопросов к ней нет, хватит пресс-релиза и звонка редакторам. В спорном случае выручают брифинг или пресс-завтрак.
Сколько длится пресс-конференция?
Если сравнить примеры пресс-конференций разных форматов, разброс получается большой. Брифинг обычно занимает 15–30 минут, классическая встреча идёт 40–60 минут, а пресс-завтрак длится 1,5–2 часа. Пресс-тур занимает 1–2 дня.
Как аккредитовать журналистов?
Форму открывают за 7–10 дней до встречи и просят в ней ФИО, издание, должность, телефон и ссылку на последние публикации. Всё это персональные данные, поэтому по 152-ФЗ «О персональных данных» в форму ставят отдельную отметку о согласии на их обработку. Паспортные данные просят, только если без них площадка не выпишет пропуск, и прямо пишут об этом в форме.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
