Партнерская конференция — день, после которого партнёр знает, как заработать с вами в следующем году. Но за пару недель её не собрать. Срок зависит от числа партнёров и их географии. Ниже — план на 12 недель и тайминг дня.
Партнёров и дилеров зовут на такое событие раз в год, и они невольно сравнивают его с тем, что устраивают другие поставщики. Поэтому день стоит продумать до минуты. Ниже по порядку разобраны подготовка, приглашения, программа дня, награждение и ужин.
Зачем бренду партнерская конференция и когда она лишняя
У такого события одна цель: партнёр уезжает с понятным планом на год. Он знает новые условия партнёрской программы и видит продукты, которые выйдут в ближайшие месяцы. А ещё он понимает, кому звонить, если что-то пойдёт не так. Когда цель записана в одну строку, программа собирается почти сама.
Снаружи дилерская конференция похожа на отраслевую. Однако на отраслевую приходят послушать рынок, а на вашу едут за ответом на простой вопрос: сколько я заработаю с этим брендом. Поэтому стратегию на год показывают со сроками и понятными шагами, без долгих слов о миссии и ценностях.
Бывает, что отдельное событие не нужно вовсе. Если активных партнёров меньше 20, зал будет казаться пустым, а сцена окажется лишней. Тогда лучше провести несколько бизнес-завтраков в небольших группах. За одним столом проще говорить о деле, и каждый успеет задать свой вопрос.
План на 12 недель: что делать на каждом этапе
Двенадцати недель хватает, чтобы партнёры из регионов спланировали поездку, а команда собрала программу без спешки. Срок удобно разбить на пять отрезков.
- 12–10 недель до события. Запишите цель, утвердите список приглашённых и дату. Выберите площадку и отправьте партнёрам короткое письмо «сохраните дату» — пока без программы.
- 9–7 недель. Соберите каркас программы и договоритесь с партнёрами, которые выступят со сцены. Затем откройте регистрацию и разошлите приглашения.
- 6–4 недели. Подготовьте материалы: презентацию стратегии, условия программы на год, каталог новинок. В эти же недели утверждают номинации награждения и решают вопросы с билетами и гостиницами для гостей из регионов.
- 3–1 неделя. Отдайте ведущему финальный тайминг, проведите прогон с выступающими и отправьте напоминания с адресом, временем и схемой проезда.
- Неделя после. Разошлите материалы, соберите отзывы и назначьте личные встречи тем, кто о них попросил.
Если подготовку ведёт ивент-агентство, бриф ему отдают на 12-й неделе. В нём достаточно цели, числа гостей, даты и пожеланий к вечерней части. Так агентство успеет предложить площадки, пока их не разобрали.
Самые долгие задачи — площадка и выступления партнёров. Хорошие залы на осень и декабрь бронируют заранее, а партнёру нужно время, чтобы собрать свою историю с цифрами и показать её руководству.
Приглашения и регистрация: кого и как звать
Приглашение лучше отправить от имени первого лица компании. Тогда партнёр видит в нём личное обращение и откликается охотнее. В тексте сразу пишут, что человек получит за этот день: условия на год, первый взгляд на новинки и встречу с руководством.
Заранее решают, сколько человек может приехать от одного партнёра. Обычно зовут владельца и руководителя продаж, потому что именно они принимают решения после конференции. Если пригласить всех желающих, зал заполнят сотрудники, которые ничего не решают.
В форму регистрации стоит добавить несколько полей помимо имени и компании:
- город и нужна ли гостиница;
- какой вопрос партнёр хочет задать руководству;
- какие темы ему интереснее для секций после обеда;
- согласие на фото- и видеосъёмку на событии.
Из вопросов в форме потом соберут блок ответов руководства. Напоминания отправляют дважды: за две недели и накануне. Во втором письме достаточно адреса, времени начала и телефона координатора на месте.
Программа одного дня: тайминг по минутам
День строят так, чтобы утром партнёр услышал главное, а после обеда разобрал детали по своему направлению. Ниже — тайминг, который можно взять за основу и подогнать под свою программу.
| Время | Блок | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| 9:00–10:00 | Регистрация и кофе | Бейджи с названием компании и городом |
| 10:00–10:20 | Открытие от первого лица | Зачем собрались и что изменится за год |
| 10:20–11:00 | Стратегия на год | Цели, условия, сроки запусков |
| 11:00–11:40 | Новые продукты | Показ вживую, образцы на столах |
| 11:40–12:10 | Перерыв | Время для разговоров между партнёрами |
| 12:10–13:00 | Слово партнёрам | Два-три выступления о том, что сработало |
| 13:00–14:00 | Обед | Рассадка по регионам или направлениям |
| 14:00–15:30 | Секции | Продажи, маркетинг, сервис — параллельно |
| 15:30–16:00 | Перерыв | Запас на случай задержек |
| 16:00–16:45 | Вопросы руководству | Вопросы из регистрации и из зала |
| 16:45–17:15 | Награждение партнёров | Номинации за год |
| 17:15–17:30 | Закрытие | Что партнёр получит на следующей неделе |
| с 18:30 | Ужин | Без официальной части |
Перерывы в этом тайминге оставлены про запас. К вечеру программа обычно сдвигается, и полчаса в середине дня спасают награждение от спешки. Ведущий получает этот тайминг за неделю, чтобы успеть задать вопросы и выучить имена выступающих.
Где обычно ошибаются: отдают 80 % программы выступлениям своих топ-менеджеров, и партнёрам не остаётся слова. Зал слушает доклад за докладом и к обеду устаёт. Вопросы, ради которых люди ехали из регионов, в итоге обсуждают в коридоре. Оставьте партнёрам хотя бы час: блок с их выступлениями и открытые вопросы руководству.
В перерывах на таких конференциях мы видим, как дилеры стоят кружками по регионам и сверяют друг с другом условия. Менеджеров компании в этих кружках почти нет, хотя самые честные вопросы звучат как раз там. Поэтому на перерывы стоит выводить в фойе региональных менеджеров с понятной задачей: слушать и записывать.
Награждение партнёров и вечерняя часть
Награждение партнёры запоминают лучше всего, что было в программе. Человека называют по имени при коллегах, и это работает сильнее любого слайда. Номинации придумывают под цели года: рост продаж, выход в новый регион, лучший сервис, новичок года.
На 30 минут хватает пяти-шести номинаций, если на каждую уходит около пяти минут. За это время победитель выходит, получает награду, говорит пару слов и фотографируется на сцене. Победителей предупреждают заранее, чтобы они точно приехали и оделись по случаю. Сам результат держат в секрете до объявления.
Размер бонусов со сцены лучше не называть. Условия обсуждают лично, а на сцене остаются признание и благодарность.
Ужин после официальной части оставляют для разговоров, без новых выступлений. Тосты от руководства сводят к одному короткому. Рассадку делают смешанной, чтобы партнёры из разных городов познакомились и обменялись опытом. Такие знакомства потом держат людей в партнёрской сети дольше, чем любые условия.
Что партнёр должен увезти с собой
К концу дня у партнёра должны быть ответы, которые он перескажет своей команде. Удобнее всего собрать их в один комплект:
- условия программы на год в одном документе на пару страниц;
- план запусков новинок с месяцами;
- имя и телефон своего менеджера;
- материалы для продаж: презентация, каталог, образцы;
- фотографии с награждения, если партнёр выходил на сцену.
Бумажную версию отдают на выходе, а электронную отправляют в течение недели. Рассылая фото и материалы, держите в голове 152-ФЗ: снимок, по которому узнают человека, относится к персональным данным. Поэтому согласие на их использование берут ещё в форме регистрации.
Через неделю партнёрам отправляют короткий опрос из трёх-пяти вопросов. В нём спрашивают, что было полезно, чего не хватило и приедут ли партнёры в следующем году. По ответам собирают программу следующей конференции, а тех, кто попросил личную встречу, обзванивают в первую очередь.
Что сделать завтра
- Спросите пятерых главных партнёров, какой вопрос они хотят решить на конференции.
- Посчитайте активных партнёров: если их меньше 20, подумайте о серии бизнес-завтраков.
- Отсчитайте 12 недель от желаемой даты и проверьте, свободна ли площадка.
- Набросайте пять номинаций для награждения.
- Решите, кто из партнёров выступит со сцены, и позвоните им первым.
Частые вопросы
Чем партнерская конференция отличается от отраслевой?
На отраслевую съезжаются компании всего рынка, чтобы послушать о трендах и найти контакты. Конференцию для партнёров проводит один бренд для тех, кто продаёт его продукт. Разговор там идёт об общих планах и условиях на год.
Сколько дней длится конференция для партнёров?
Обычно хватает одного дня и ужина. Второй день добавляют, если партнёры едут издалека или нужно обучение по новым продуктам.
Что дать партнёрам после конференции?
В течение недели отправьте презентацию стратегии, условия на год, план запусков и контакты менеджеров. Победителям награждения пришлите фото со сцены. Чем быстрее придут материалы, тем вероятнее, что партнёр перешлёт их своей команде.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
