Новогодний корпоратив в клубе хорош для команды, которая пришла танцевать. Но тем, кто хочет поговорить за столом, там быстро становится тесно и громко. Многое решают опрос в команде, закрытие зала от публики и тихая зона. Ниже — план подготовки по неделям, письмо клубу и тайминг вечера.
Под Новый год клуб кажется смелым выбором: свет, диджей и танцпол уже с первого часа. Он даёт то, чего не даст ресторан, если команда готова танцевать, а площадка закрыта для чужих. Дальше о том, кому подходит клуб, что прописать в договоре аренды и как устроить вечер для тех, кто не танцует.
Кому клуб подходит больше ресторана
Клуб чаще выбирают молодые команды из IT, маркетинга и агентств, где большинству примерно 25–40 лет. Обычно это люди, которые на прошлых праздниках сами выходили танцевать. В ресторане вечер держится на ужине и тостах, а в клубе — на движении, свете и музыке, под которую трудно усидеть на месте.
Смешанной по возрасту компании обычно спокойнее в ресторане. Там за одним столом сидят стажёры и руководители, которые хотят поговорить, и громкий зал их быстро утомит.
Проверить настроение проще всего опросом с одним вопросом: «Танцпол или ужин за столом?». Если ужин выбирает больше трети команды, клуб без отдельной тихой зоны оставит этих людей за дверью уже через час. Тогда ищут площадку с двумя залами или возвращаются к ресторану с небольшим танцполом.
Размер команды тоже решает. Для 30 человек зал на несколько сотен гостей покажется пустым, а танцпол без людей выглядит грустнее тихого ресторана. Поэтому клуб подбирают так, чтобы команда занимала его почти целиком.
Аренда клуба целиком: что прописать в договоре
Клуб живёт ночной программой, и под корпоратив его приходится перестраивать. Поэтому ещё до подписания договора с площадкой договариваются о шести вещах.
- Закрытие зала. С какого часа и до какого клуб закрыт для публики, особенно после 23:00, когда у него обычно начинается ночная работа.
- Фейсконтроль. Охрана пускает гостей по списку организатора, и этот список передают заранее вместе с контактом ответственного.
- Гардероб. Сколько гардеробщиков работает в конце вечера: когда 80 человек уходят разом, очередь за пальто растягивается на полчаса.
- Звук. Кто ставит музыку, диджей клуба или приглашённый, и можно ли приглушить зал на время официальной части.
- Фуршет. Какие блюда кухня готовит сама и можно ли привезти кейтеринг со стороны.
- Время окончания. Точный час, когда гости уходят, и что будет, если вечер затянется.
Ответы удобнее получать письмом: так у каждой договорённости остаётся след. Шаблон можно отправить сразу нескольким клубам и сравнить, кто ответил подробнее.
Добрый день! Готовим закрытую вечеринку для команды из 80 человек: пятница, 18 декабря, начало в 19:00, конец в 01:00. Просим подтвердить, будет ли зал закрыт для публики на всё это время и пустит ли охрана гостей по нашему списку. Подскажите, сколько гардеробщиков работает в конце вечера. Можно ли пригласить своего диджея и приглушить музыку на 20 минут официальной части? Есть ли отдельная комната под тихую зону? Пришлите, пожалуйста, меню фуршета для такого формата.
Новогодний корпоратив в клубе: подготовка по неделям
Декабрьские пятницы в клубах разбирают первыми, поэтому готовиться начинают обычно за 10–12 недель. План ниже рассчитан на команду примерно из 50–150 человек.
- За 10–12 недель. Опрос в команде, выбор двух-трёх клубов, письмо по шаблону и бронь даты.
- За 6–8 недель. Договор с закрытием зала и временем окончания, затем диджей, ведущий и меню фуршета.
- За 3–4 недели. Приглашения и регистрация. В анкете регистрации лучше сразу спросить разрешение на фото и видео: в зале подписи собирать неудобно.
- За неделю. Тайминг уходит клубу, диджею и ведущему. Тогда же решают, кто из организаторов дежурит в тихой зоне и у входа.
- За 1–2 дня. Финальный список охране, проверка гардероба и такси на конец вечера.
Если до праздника осталось меньше шести недель, свободными чаще всего остаются только будние дни. Расстраиваться не стоит: во вторник или среду клуб охотнее закрывает зал целиком, и вечер проходит спокойнее.
Фуршет у танцпола: как накормить гостей
Клуб привык работать с барной картой, поэтому полноценную еду там заказывают отдельно. Меню обсуждают с кухней заранее и сразу спрашивают, сколько блюд она успеет отдать на всех гостей за раз.
Лучше всего подходят закуски, которые едят одной рукой: канапе, тарталетки, мини-бургеры, роллы. Столы ставят вдоль стен и в тихой зоне, чтобы танцпол оставался свободным. Горячее подают одной волной примерно через полтора часа после сбора, пока гости ещё не ушли танцевать.
Вторую подачу планируют ближе к 23:00 для тех, кто остаётся до конца. Воду и безалкогольные напитки держат в обеих зонах, ведь на танцполе к ним подходят чаще, чем кажется. Если в команде есть вегетарианцы, им выделяют отдельный стол с понятными подписями, и тогда никто не ходит голодным между подносами.
Диджей, звук и тихая зона
Диджей ведёт весь вечер, и от его плана зависит, сколько людей останется после полуночи. Первый час музыка идёт фоном и тише обычного, чтобы гости здоровались и разговаривали. Танцевальный блок начинают после официальной части, когда все успели поесть.
На официальную часть со словом руководителя и награждением отводят 20–30 минут, не больше. Диджей на это время убирает звук, а ведущий собирает зал у сцены.
Для смешанной команды правило короткое: тихая зона — обязательна. Под неё подойдёт лаунж, второй этаж или отдельная комната с дверью, которая глушит бас. Там ставят диваны, настольные игры, фотозону и часть фуршета.
Ближе к концу вечера, пока мы снимаем танцпол, в коридоре у гардероба часто стоят люди, которым негде сесть и поговорить. Если тихая зона есть, эти же коллеги сидят там до последнего трека и уходят вместе со всеми.
День события: тайминг по минутам
Между блоками оставляют по 10–15 минут запаса. В клубе программа сдвигается легко: то очередь на входе, то гардероб, то задержка с горячим.
| Время | Что происходит |
|---|---|
| 19:00 | Сбор, гардероб, встреча гостей у входа |
| 19:30 | Приветственный фуршет, фоновая музыка |
| 20:00 | Официальная часть, 20–30 минут |
| 20:40 | Горячее, ведущий рассказывает про программу |
| 21:15 | Танцевальный блок диджея |
| 22:30 | Интерактив от ведущего, около 15 минут |
| 23:00 | Вторая подача еды |
| 00:45 | Последний трек, гардероб, такси |
| 01:00 | Окончание |
Когда мы приезжаем в клуб до начала, сразу видно, продуман ли вход. Если у охраны нет списка, гости ждут на улице в пальто, пока кто-то ищет организатора.
После вечера: что собрать за неделю
Через 2–3 дня команде отправляют короткий опрос: что понравилось, хватило ли еды и тихого места, во сколько человек ушёл. По ответам видно, подошёл ли клуб этой команде или в следующем году лучше вернуться в ресторан.
Руководству обычно хватает одной страницы: сколько человек пришло, сколько осталось до конца, что сработало и что стоит поменять. Фото и короткий ролик выкладывают во внутренний канал в течение недели, пока вечер ещё обсуждают в чатах. Заодно записывают, какой клуб как выполнил договорённости, и к следующему декабрю у вас уже готов проверенный список площадок.
Где обычно ошибаются: арендуют клуб, но не договариваются, что после 23:00 он остаётся закрытым для публики, и в зале появляются чужие гости. Охрана начинает пускать посетителей по своим правилам, а коллеги теряют друг друга в толпе. Чтобы такого не случилось, час закрытия зала прописывают в договоре рядом со временем окончания, а охране заранее отдают список гостей.
Что сделать завтра
- Запустите в общем чате опрос с одним вопросом: танцпол или ужин за столом.
- Если ужин выберет больше трети команды, ищите клуб с отдельной комнатой под тихую зону.
- Отправьте двум-трём клубам письмо по шаблону и сравните ответы про закрытие зала и время окончания.
- Наметьте черновик тайминга и обсудите его с ведущим и диджеем ещё до подписания договора.
Частые вопросы
Можно ли арендовать клуб целиком под корпоратив?
Да, многие клубы сдают зал целиком под закрытую вечеринку. Сложнее с пятницами и субботами декабря: новогодний корпоратив в клубе в эти дни спорит с ночной программой, и закрыть зал до утра соглашаются не везде. Поэтому о закрытии зала и его часах спрашивают в первом же письме.
Что делать с коллегами, которые не любят громкую музыку?
Для них готовят тихую зону с диванами, едой и настольными играми, отделённую от танцпола дверью или этажом. Первый час музыку держат фоном, а официальную часть проводят до танцев. Так спокойные коллеги успевают пообщаться и не чувствуют себя лишними.
До скольки можно гулять в клубе?
Это зависит от договора и правил самого клуба. Корпоративные вечера обычно заканчивают около 01:00–02:00, а точный час прописывают в договоре вместе с закрытием зала. Такси на конец вечера заказывают заранее, чтобы гости не мёрзли у входа.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
