Стратегические сессии форума работают, если у них есть вопрос и время на ответ. Но сам слот в программе ещё ничего не решает. Результат зависит от числа участников, модератора и того, где сессия стоит в тайминге. Ниже — как собрать всё это в один рабочий блок.
На форум приезжают люди, которые редко собираются в одном зале: руководители компаний, партнёры, эксперты отрасли. Жаль отпускать их домой после одних докладов и разговоров в кулуарах. Стратегические сессии форума дают им общую задачу, а вписать их в программу можно так, чтобы к вечеру на руках был готовый документ с решениями.
Какой вопрос дать стратсессии
Стратсессия отвечает на один вопрос, и его формулируют раньше, чем ставят слот в программу. Отсюда и простое правило: один вопрос — один результат. Хороший вопрос похож на задачу с глаголом: «Какие направления отрасль развивает в ближайшие два года?» или «Что ассоциации стоит изменить в работе с регионами?».
Слишком широкая тема вроде «Будущее отрасли» или «Цифровизация» вопросом не считается. Над ней можно спорить весь день, и решения всё равно не появится. Участники разойдутся с ощущением, что поговорили хорошо, только непонятно зачем.
Проверить формулировку легко. Если ответ можно уместить на одной-двух страницах, вопрос годится. Если для ответа нужен толстый отчёт, его лучше разбить на две-три сессии или вынести на отдельное событие.
Вопрос согласуют с тем, кто потом будет пользоваться результатом: с заказчиком форума, советом ассоциации или руководством компании-организатора. Иначе группы выработают решения, которые никому не понадобятся.
Стратегические сессии форума в тайминге: где поставить слот
Под стратсессию обычно отводят от 2 до 3 часов подряд. Если дать ей меньше 2 часов, она превращается в обсуждение без решения. Группы успевают познакомиться и поспорить, но до выводов уже не доходят.
Удобнее всего ставить сессию после пленарного заседания. Пленарка задаёт тему: участники слушают спикеров и приходят в группы уже со своими мыслями. Если форум идёт два дня, хорошо подходит утро второго дня, когда люди отдохнули и включаются быстрее.
Первый час после обеда — самое сонное время программы, и для работы в группах он подходит хуже всего. Если другого окна нет, перед сессией ставят короткий энергичный блок, чтобы зал проснулся.
Между стратсессией и следующим пунктом программы закладывают запас примерно на 15 минут. Группы почти всегда задерживаются у флипчартов, и без запаса весь вечерний тайминг поедет. Представление общих итогов можно вынести в финальную часть форума, тогда результат увидит весь зал.
Сколько участников и как делить на группы
В рабочей группе обычно 6–10 человек. Когда людей меньше, не хватает разных взглядов. Когда больше, половина молчит, а говорят двое-трое самых громких.
На всю сессию разумно звать примерно 60–80 человек, то есть 6–8 групп, но не больше. Дальше модератору трудно свести итоги в один документ за отведённое время. Если желающих больше, проводят несколько параллельных сессий с разными вопросами.
Состав групп продумывают заранее. Если оставить рассадку на волю случая, коллеги из одной компании сядут вместе и будут обсуждать свои внутренние дела. Поэтому группы смешивают: в каждой оказываются люди из разных компаний, регионов или с разными ролями.
Каждой группе дают свою часть общего вопроса. Например, одна разбирает кадры, другая — регулирование, третья — технологии. Тогда итоги не повторяют друг друга и складываются в цельную картину.
Модератор и фасилитаторы групп
У стратсессии два уровня ведущих. Модератор отвечает за всю сессию: объявляет задачу, следит за временем, собирает итоги групп и сводит их в общий вывод. Фасилитатор работает внутри одной группы, даёт слово каждому, записывает мысли и возвращает разговор к вопросу.
Когда мы обходим столы рабочих групп, сразу видно, где сессия сложится: там, где фасилитатор стоит у флипчарта с маркером и записывает каждую мысль. За столом, где никто не ведёт, разговор быстро сползает к новостям отрасли и планам на вечер.
Фасилитаторами часто становятся сотрудники организатора или партнёров. С ними заранее проводят инструктаж примерно на час: как держать время, как записывать, как остановить того, кто говорит слишком долго. Модератора ищут среди тех, кто уже вёл сессии в этой отрасли, и встречаются с ним за 2–3 недели до форума.
Модератору лучше не продвигать собственную позицию. Если ведущий спорит с участниками, группы перестают предлагать идеи и начинают угадывать «правильный» ответ.
Программа стратсессии по блокам
Ниже тайминг на 3 часа, который удобно взять за основу. Если слот короче, ужимают работу в группах и защиту итогов, а постановку задачи и голосование оставляют целиком.
| Время | Блок | Что происходит |
|---|---|---|
| 0:00–0:15 | Постановка задачи | Модератор объясняет вопрос, правила и вид итогового листа |
| 0:15–0:25 | Переход в группы | Участники находят свои столы, фасилитаторы знакомят группы |
| 0:25–1:25 | Работа в группах | Группы разбирают свою часть вопроса и записывают варианты |
| 1:25–1:40 | Подготовка к защите | Группы выбирают главное и назначают выступающего |
| 1:40–2:20 | Защита итогов | Каждая группа говорит 5 минут, зал задаёт вопросы |
| 2:20–2:40 | Голосование | Участники выбирают приоритеты, модератор фиксирует решения |
| 2:40–3:00 | Запас и общий вывод | Модератор подводит черту и объявляет, когда придёт документ |
Голосовать удобно наклейками-точками прямо на флипчартах. Каждому участнику дают, например, по три наклейки, и за 15–20 минут зал выбирает приоритеты без долгих споров.
Что подготовить заранее
Подготовку начинают за 3–4 недели до форума, и к этому времени модератор уже должен быть найден. Вот что собирают к дню сессии:
- формулировку вопроса и его части для каждой группы — вместе с модератором;
- списки групп и рассадку — примерно за неделю, когда регистрация почти закрыта;
- флипчарты, маркеры, стикеры и наклейки для голосования — комплект на группу и один запасной;
- итоговый лист для групп: вопрос, три главных предложения, кто отвечает, к какому сроку;
- микрофоны для защиты итогов, чтобы выступающих было слышно в задних рядах.
Площадке о формате сообщают заранее. Для работы в группах нужны отдельные столы, а при театральной рассадке участники сидят рядами и видят только спины друг друга. Мебель приходится переставлять после пленарки, и на это закладывают время в тайминге площадки.
Итоговый документ: что получить на выходе
Результат стратсессии — резолюция или итоговый документ. В нём перечислены решения, приоритеты по итогам голосования, ответственные и сроки. Обычно он занимает 2–4 страницы: длинный текст никто не дочитает.
Черновик модератор собирает в тот же вечер по фотографиям флипчартов и записям фасилитаторов. Участникам его рассылают в течение недели, пока форум ещё свеж в памяти. Если затянуть на месяц, документ станет архивной справкой, и к нему уже не вернутся.
Хорошо, когда у стратегической сессии форума есть продолжение. На следующем форуме её открывают коротким отчётом о том, что из решений выполнено. Участники видят, что их работа пошла в дело, и охотнее приходят снова.
Где обычно ошибаются: Стратсессию ставят сразу после обеда и дают ей 45 минут, потому что программа плотная. Участники рассаживаются, знакомятся, начинают спорить, и тут модератор объявляет конец. Резолюцию писать не из чего, и в отчёте форума остаётся лишь строчка о том, что сессия прошла, — без единого решения. Если на полноценную работу времени нет, честнее поставить на это место панельную дискуссию.
Что сделать завтра
- Сформулируйте один вопрос, на который сессия ответит к концу дня, и покажите его заказчику форума.
- Найдите в программе окно на 2–3 часа после пленарного заседания, подальше от первого часа после обеда.
- Прикиньте, сколько придёт участников, и разбейте их на группы по 6–10 человек.
- Договоритесь о встрече с модератором, чтобы вместе разделить вопрос на части для групп.
- Набросайте итоговый лист, который получит каждая группа.
Частые вопросы
Сколько участников в одной стратсессии?
Удобно, когда их до 60–80 человек и они разделены на группы по 6–10. Если гостей больше, проводят несколько параллельных сессий с разными вопросами.
Сколько времени нужно на стратсессию?
Обычно 2–3 часа подряд. Если дать меньше 2 часов, группы успеют только обсудить тему, а до решений уже не дойдут.
Что получить на выходе стратегической сессии форума?
Резолюцию или итоговый документ на 2–4 страницы: решения, приоритеты, ответственных и сроки. Черновик готовят в день сессии, а участникам рассылают в течение недели.
Нужен ли отдельный модератор, если у форума уже есть ведущий?
Лучше пригласить отдельного. Ведущий держит всю программу и сцену, а модератор несколько часов работает с группами и потом ещё собирает документ.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
