Бизнес-мероприятия, конференции и форумы различаются тем, кто на них говорит и кто слушает. Но для выбора этого мало. Формат зависит от цели события, числа участников и срока, который остался до даты. Ниже — шесть форматов в одной таблице и подсказки, какой брать под задачу.
Руководитель просит «сделать конференцию», а за этим словом может стоять что угодно: от завтрака на 20 человек до форума на два дня. Если формат выбран мимо цели, гости либо скучают в зале, либо не успевают поговорить о главном. Здесь разобраны шесть деловых форматов: зачем нужен каждый, на сколько людей он рассчитан и сколько его готовить.
Начните с цели события
Цель события проще всего сформулировать через то, что участник унесёт с собой. Это может быть новый контакт, навык, решение по спорному вопросу или договорённость о следующей встрече. От цели зависит, кто будет говорить. Если знание несёт эксперт, нужны сцена и зал, а если решение рождается в споре, нужен стол, за которым все видят друг друга.
Чаще всего у компании одна из четырёх целей: показать экспертизу, собрать отрасль, обучить людей или договориться с ними. Под каждую подходит свой формат, а иногда сразу два. В годовом плане бизнес-мероприятия, конференции и встречи с клиентами нередко записаны одной строкой, и разницу между ними обсуждают уже тогда, когда пора бронировать площадку.
Второе, на что смотрят, — число участников. 30 человек на конференции выглядят как полупустой зал, а 40 человек за круглым столом не успеют сказать ни слова. Поэтому порядок такой: сначала цель, затем масштаб и только потом дата.
Бизнес-мероприятия, конференции и форумы: шесть форматов в одной таблице
Таблицу можно скопировать в рабочий документ и отметить строку, которая подходит под вашу задачу. Диапазоны в ней обычные для деловых событий, но у конкретной отрасли и площадки они сдвигаются.
| Формат | Цель | Участников обычно | Длительность | Срок подготовки |
|---|---|---|---|---|
| Конференция | показать экспертизу, обсудить тему отрасли | 80–500 | от половины дня до 2 дней | 8–12 недель |
| Форум | собрать отрасль, дать гостям познакомиться | от 300 | 1–3 дня, несколько залов | 12–16 недель |
| Семинар | научить конкретному навыку | 15–40 | 3–6 часов | 3–4 недели |
| Круглый стол | обсудить спорный вопрос и прийти к решению | 8–15 | 1,5–2 часа | 2–3 недели |
| Бизнес-завтрак | укрепить отношения с клиентами и партнёрами | 15–30 | 1,5–2 часа утром | 2–3 недели |
| Митап | обменяться опытом внутри профессии | 30–150 | 2–3 часа вечером | 3–4 недели |
В каждой строке четыре параметра: цель, масштаб, длительность и срок. Если хотя бы один из них расходится с вашей задачей, загляните в соседнюю строку. Часто оказывается, что под задачу лучше подходит формат поменьше и попроще.
Конференция и форум: сцена, залы и долгая подготовка
Конференцию строят вокруг одной темы и одного главного зала. Спикеры выходят по очереди, доклад обычно длится 15–30 минут, а после блока докладов зал задаёт вопросы. Такой формат хорош, когда компании нужно показать экспертизу или начать в отрасли разговор на важную для неё тему.
У форума размах больше. Одновременно работают несколько залов с параллельными сессиями, а рядом идут выставка партнёров и встречи один на один. Гостей обычно от 300, и многие едут ради знакомств, поэтому доклады слушают выборочно.
Мы приезжаем на форумы к открытию и уезжаем с последними гостями, и к середине дня самая плотная толпа у нас в кадре стоит в фойе, у кофейных столов. Там знакомятся, обмениваются контактами и назначают встречи, пока в залах идут сессии.
Поэтому перерывы на форуме делают длиннее, обычно по 30–40 минут, а у кофе ставят высокие столы для разговоров стоя. На конференции хватает перерывов по 15–20 минут: гости приходят слушать, и долгая пауза сбивает им ритм. Отличаются форматы и навигацией. На форуме гостю нужны карта залов и расписание потоков, иначе он полдня ищет нужную сессию.
Семинар и круглый стол: когда нужен разговор по делу
Семинар нужен, когда участники должны уйти с навыком. Ведущих один или двое, в группе обычно 15–40 человек, а программа занимает от 3 до 6 часов вместе с практикой. Когда группа больше, практика превращается в лекцию, и задние ряды тихо уходят в телефоны. Раздаточные материалы и задания готовят заранее, чтобы ведущий не тратил время на объяснение условий.
Круглый стол собирают вокруг спорного вопроса, на который в отрасли пока нет общего ответа. За столом сидят 8–15 человек, модератор держит ход беседы, и каждый участник берёт слово несколько раз. Слушателей бывает больше, но они сидят во втором ряду и задают вопросы в конце.
Разумная длина такого разговора — полтора-два часа. Дольше обсуждение начинает ходить по кругу, а участники повторяют то, что уже сказали. После стола участникам обычно рассылают короткую резолюцию или список договорённостей. Так у разговора появляется продолжение, и его проще превратить в следующую встречу.
Бизнес-завтрак и митап: быстрые форматы для своих
Бизнес-завтрак проводят утром, чаще всего с 8:30 до 10:00, чтобы гости успели в офис к началу рабочего дня. Зовут 15–30 человек: клиентов, партнёров и тех, с кем хочется укрепить отношения. Программа короткая: обычно одно выступление на 15–20 минут, а потом свободный разговор за столами.
Митап пришёл из IT-сообщества и прижился в маркетинге, HR и дизайне. Его проводят вечером после работы, он идёт 2–3 часа, и со сцены выступают 2–4 практика с короткими докладами. Регистрация обычно открытая. Митап хорошо подходит компании, которая нанимает специалистов и хочет, чтобы её знали в профессиональной среде.
Оба формата готовят быстро, за 2–4 недели, и большая площадка им не нужна. Хватит ресторана с отдельным залом, коворкинга или собственного офиса. Зато им нужен хозяин вечера: человек от компании, который встречает гостей у входа и знакомит их между собой.
Сколько недель нужно на подготовку каждого формата
Срок считают со дня, когда утверждена цель, до дня события. За это время находят спикеров, бронируют площадку, рассылают приглашения и ждут ответов. Известные спикеры расписаны на месяцы вперёд, поэтому на конференцию их зовут за 8–12 недель, а то и раньше.
Форуму с несколькими залами нужно 12–16 недель. У каждого зала своя программа, свой модератор и свои технические задачи, и всё это сводят в одно расписание. Если до даты меньше 4 недель, форум с параллельными залами уже не собрать. Зато можно успеть бизнес-завтрак или круглый стол: им хватает пары недель, небольшого круга гостей и одной комнаты.
Семинар и митап тоже можно успеть, если ведущий и спикеры уже знакомы и согласны выступить. Приглашения на деловое событие обычно рассылают за 2–4 недели, а напоминание — за 2–3 дня до даты. Если отправить позже, письмо теряется в почте, а если раньше, о нём просто забывают.
Как выбрать, если подходят два формата
Иногда цель ложится сразу на две строки таблицы. Скажем, компания хочет и показать экспертизу, и сблизиться с главными клиентами. Тогда берут формат, который быстрее готовить: его проще сделать хорошо, а второй можно провести следующим.
Форматы ещё и хорошо сочетаются. На конференции после обеда можно устроить круглый стол на 10–12 приглашённых, а утром второго дня — бизнес-завтрак для партнёров. Так одно большое событие решает две-три задачи, а гости получают повод задержаться.
Где обычно ошибаются: Событие называют форумом, а программу собирают как на семинаре: один зал и доклады подряд с утра до вечера. Гости ехали знакомиться, выйти посреди доклада им неловко, и к обеду половина кресел пустеет. Если нет ни второго зала, ни длинных перерывов, честнее назвать событие конференцией и пообещать гостям ровно то, что будет. Обратная ошибка — круглый стол на 40 человек. Модератор успевает дать слово пятерым, остальные молча слушают, и вечер для них проходит впустую.
Что сделать завтра
- Запишите одной фразой, что участник должен унести с события: контакт, навык, решение или договорённость.
- Посчитайте, сколько людей нужно в зале, и найдите эту цифру в таблице.
- Отсчитайте недели до даты. Если их меньше 4, оставьте в списке бизнес-завтрак, круглый стол и семинар.
- Отправьте руководителю строку таблицы с выбранным форматом, чтобы договориться о масштабе до поиска площадки.
Частые вопросы
Чем конференция отличается от форума?
Конференция идёт в одном зале вокруг одной темы, и гости в основном слушают доклады. На форуме несколько параллельных залов, выставка и долгие перерывы для знакомств. Когда бизнес-мероприятия, конференции и форумы сравнивают, смотрят на устройство программы, а название уже вторично.
Сколько времени готовить деловое мероприятие на 200 человек?
Чаще всего это конференция, и на неё закладывают 8–12 недель. Дольше всего ищут спикеров и площадку, поэтому их бронируют первыми. Если речь о митапе профессионального сообщества, на 100–150 человек обычно хватает 3–4 недель.
Какой формат подходит для 20 гостей?
Бизнес-завтрак, семинар или круглый стол с небольшим кругом слушателей. Конференция в таком составе будет выглядеть полупустой. Готовят эти форматы обычно за 2–3 недели.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
