Дилерская конференция занимает один-два дня: бренд показывает партнёрам планы и новинки. Охотнее всего на неё едут, когда бренд объявляет новые условия. Длина программы зависит от того, сколько новинок и будет ли вечер награждения. Ниже — план по неделям и тайминг двух дней.
Дилеры приезжают к бренду в разгар своих продаж, и каждый час программы они мысленно сравнивают с часом в собственном салоне. Ниже — как собрать такую встречу, чтобы партнёры уехали с новыми условиями, понятным планом и желанием продавать.
Зачем собирать дилеров и когда лучше отложить
Цель встречи формулируют одной фразой ещё до того, как бронируют площадку. Чаще всего это одно из трёх: представить новинки, объявить новые условия работы или вернуть доверие после трудного сезона. Если цель не помещается в одну фразу, программа расползается. Тогда дилеры уезжают с ощущением, что их позвали послушать годовой отчёт.
Дилерская конференция окупается, когда партнёру есть что увезти и применить уже в понедельник. Если новых продуктов и условий нет, встреча «просто повидаться» забирает у каждого дилера 2 рабочих дня в сезон продаж. Такие новости проще разослать письмом и обсудить на коротком онлайн-созвоне, а очный сбор приберечь до запуска.
Заранее решают и то, кого звать. Обычно приглашают руководителя дилерского центра и одного-двух сотрудников, которые продают сами. Директор услышит стратегию продаж, а продавцы — то, с чем завтра пойдут к покупателю.
До встречи стоит договориться и о том, как мерить результат. Бывает достаточно трёх вещей: сколько дилеров приехали, сколько подписали новые условия за месяц после встречи и что они написали в анкете на выходе. Анкету из пяти вопросов раздают на втором дне, пока гости ещё в зале.
План подготовки по неделям
На выездную конференцию для партнёров со всей страны обычно закладывают около 8 недель. Если дилеры живут в одном городе с брендом, срок можно сжать, но приглашение всё равно рассылают как можно раньше: у партнёров свой календарь акций и отпусков.
- За 8 недель утверждают цель, даты и площадку. Даты сверяют с графиком продаж дилеров, потому что в пиковый месяц зал окажется полупустым.
- За 6 недель рассылают приглашение с датами, городом и коротким описанием того, что партнёры получат. Так им проще отпроситься у собственников и спланировать дорогу.
- За 4 недели собирают программу, назначают спикеров от бренда и договариваются с дилерами, которые выступят со своей практикой.
- За 2 недели закрывают список гостей, расселение и трансфер, а ведущий получает тайминг и сценарий награждения.
- За 3 дня проводят прогон на площадке: проверяют презентации на экране, образцы новинок и выход победителей на сцену.
Отдельно продумывают, где гости будут жить. Когда конференция длится два дня, гостей селят рядом с площадкой: утро второго дня начинается вовремя, только если до зала идти пешком.
Программа на два дня: тайминг
Первый день плотный, второй короткий, потому что многие партнёры уезжают сразу после обеда. Между блоками оставляют перерывы по 20 минут: они и есть запас, который спасает программу, когда спикер затянет выступление.
| Время | Блок |
|---|---|
| День 1 | |
| 09:30–10:00 | Регистрация, кофе, выдача бейджей и папок |
| 10:00–10:20 | Открытие: первое лицо бренда, итоги года одним слайдом |
| 10:20–11:20 | Стратегия продаж на следующий год и новые условия для дилеров |
| 11:20–11:40 | Перерыв |
| 11:40–13:00 | Презентация новинок с образцами, которые можно взять в руки |
| 13:00–14:00 | Обед |
| 14:00–15:30 | Три дилера рассказывают, что у них сработало за год |
| 15:30–15:50 | Перерыв |
| 15:50–17:30 | Работа в группах: маркетинг, сервис, продажи |
| 19:00–22:00 | Ужин и награждение партнёров |
| День 2 | |
| 10:00–11:30 | Работа с продуктом: тест-драйв, демонстрация, мастер-класс |
| 11:30–12:30 | Открытый разговор с руководством бренда |
| 12:30–13:00 | Итоги и выдача материалов для дилеров |
| 13:00 | Обед и отъезд |
Новинки ставят до обеда, пока зал свежий. А выступления дилеров лучше ставить после обеда: истории коллег слушают внимательнее любых слайдов, и они хорошо будят сонный после еды зал.
Открытый разговор с руководством на второй день многие бренды убирают первым, когда программа не влезает. Зря: ради этого часа часть партнёров и едет. Вопросы можно собрать заранее через форму, чтобы спикеры подготовились и не отвечали общими словами.
Ведущему и спикерам заранее раздают тайминг с точным временем каждого выхода. Если блок затянулся, ведущий сокращает его за счёт следующего перерыва, а обед не трогает: голодный зал слушает хуже. Группы для работы собирают по темам: так за одним столом оказываются дилеры из разных городов и делятся опытом.
Награждение дилеров без пафоса
Номинации привязывают к тому, что бренд хочет видеть у всех партнёров: рост продаж, сильный сервис, удачный запуск новинки, верность в трудный год. Обычно хватает четырёх-пяти номинаций. Когда их больше десятка, награда теряет вес, и вечер превращается в долгую очередь к сцене.
Победителю дают 1–2 минуты у микрофона, и этого достаточно. Ведущий заранее получает по каждому лауреату пару фраз о том, за что именно его отмечают. Так вручение звучит как признание работы, а зал узнаёт, что получилось у коллег.
Из глубины зала нам хорошо видно, когда награждение цепляет гостей. Дилеры оживляются, если ведущий рассказывает историю победителя, а на экране появляется фото его салона. Сухое перечисление фамилий зал слушает вполуха и тянется к бокалам.
Награждение ставят в начало ужина, пока все за столами и ещё слушают. Через пару часов внимание рассеивается, люди расходятся по разговорам, и победителю аплодирует половина гостей.
Что дилеры увезут с собой
Партнёры приезжают за материалами, с которыми можно работать в понедельник. Их собирают в папку на месте и дублируют письмом в течение 2 дней после встречи, пока впечатление свежее.
- Новые условия работы на одной странице: скидки, бонусы, планы на квартал.
- Презентация новинок с характеристиками и ответами на частые вопросы покупателей.
- Рекламные материалы и макеты, которые дилер может сразу отдать в печать или в соцсети.
- Календарь акций бренда на полгода вперёд.
- Контакты менеджеров, которые отвечают за регион, маркетинг и сервис.
Хорошо, когда у каждого материала есть владелец со стороны бренда: менеджер, к которому можно обратиться с вопросом. Через две-три недели после встречи он уточняет, что из полученного дилер уже использовал. Тогда польза от конференции видна в работе, а следующую встречу можно начать с того, что уже получилось.
Фото и видео с конференции бренд потом обычно выкладывает на сайте и в соцсетях, а на них видны лица дилеров. Гражданский кодекс (ст. 152.1 ГК РФ) разрешает публиковать изображение человека только с его согласия. Поэтому согласие лучше получить ещё при регистрации — отдельной строкой в форме.
Как провести дилерскую конференцию в день события
Регистрацию открывают минимум за 30 минут до начала, а на стойке ставят двух человек, чтобы очередь не копилась. Бейджи печатают заранее, с названием города и салона: так дилерам проще находить друг друга в перерывах.
По стойке регистрации мы ещё до приезда гостей понимаем, как пройдёт день. Если списки готовы, бейджи разложены по алфавиту, а кофе стоит рядом, утро проходит спокойно. Когда списки печатают на ходу, нервничает весь зал, а открытие сдвигается.
На каждый блок назначают ответственного со стороны бренда. Он встречает спикера, проверяет презентацию на экране и даёт ведущему знак, когда пора закругляться. Ведущий держит у себя тайминг с запасом и знает, какой блок можно сократить, если утро съехало.
Образцы новинок выставляют в зоне, где гости проходят в перерыв. Тогда партнёры подходят к ним сами, трогают, задают вопросы менеджерам, и презентация продолжается без сцены.
Где обычно ошибаются: Первый день целиком отдают слайдам с планами продаж, и к обеду дилеры уже сидят в телефонах. Партнёры приехали узнать, что изменится в их работе, а слышат цифры, которые и так видят в отчётах. Таблицы стоит сжать до одного блока, а основное время отдать новинкам, условиям и выступлениям коллег.
Что сделать завтра
- Попросите отдел продаж назвать пять дилеров, чьи истории стоит вывести на сцену, и уточните, что у каждого сработало.
- Сверьте даты встречи с графиком продаж партнёров и уберите пиковые недели.
- Сформулируйте цель одной фразой и проверьте, есть ли под неё новые условия или продукты.
- Добавьте в форму регистрации строку о согласии на публикацию фото и видео.
- Набросайте номинации награждения и напишите по паре фраз о каждой.
Частые вопросы
Сколько дней длится дилерская конференция?
Обычно один-два дня. Если партнёры съезжаются из разных городов, удобнее два: первый с программой и ужином, второй короткий, с работой над продуктом и отъездом после обеда.
Что показать дилерам, кроме планов продаж?
Новинки, которые можно потрогать, новые условия работы и истории коллег, у которых что-то получилось. Хорошо работает и открытый разговор с руководством бренда, где партнёры задают свои вопросы.
Как наградить лучших партнёров без пафоса?
Привяжите номинации к конкретным поступкам и расскажите со сцены, за что именно награда. Победителю хватит пары минут у микрофона, а церемонию лучше начать в первой половине ужина.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
