Формат выставки с нетворкингом в Лидсе собрали вокруг встреч вместо стендов. Но такой выставке нужно свободное время в программе. Многое зависит от числа экспонентов и площадки. Ниже — как устроили Hospitality Live и что из этого взять себе.
Отраслевые выставки часто похожи одна на другую: ряды стендов, доклады на сцене и посетители, которые обходят зал и уезжают с пачкой буклетов. В апреле 2026 года в Лидсе первая Hospitality Live попробовала устроить всё иначе. Из этого разбора вы возьмёте механику, которую можно повторить на своей выставке или конференции, и поймёте, когда браться за неё рано.
Что произошло в Лидсе в апреле 2026 года
Hospitality Live прошла в Лидсе, в зале New Dock Hall при Королевском арсенале. Выставку провели впервые. Её сделали для индустрии MICE, то есть для тех, кто организует деловые встречи, конференции, поощрительные поездки и выставки. Все сведения ниже взяты из пресс-релиза организаторов на сайте The Meetings Show, апрель 2026 года.
Экспонентов, по тому же пресс-релизу, было больше 40. Сколько пришло посетителей, организаторы не сообщили: они пишут лишь о «ровном потоке заинтересованных делегатов». Точный день проведения страница тоже не называет, поэтому говорим просто об апреле.
Пресс-релиз написала сама выставка, и независимой оценки у него нет. Зато механика описана подробно, и её можно разобрать по частям. Для организатора отраслевого события она ценнее любых восторженных эпитетов.
Что придумали: зоны встреч вместо стандартных стендов
Основное решение организаторы описали прямо: стандартных стендов на Hospitality Live не было. Их место заняли расслабленные зоны для встреч, где экспонент и гость садятся рядом и говорят о деле. В пресс-релизе (The Meetings Show, апрель 2026) этот подход назван неформальным форматом для MICE.
Для гостя от этого меняется весь порядок визита. На обычной выставке он идёт вдоль рядов, собирает буклеты и прикидывает, к кому подойти. Здесь почти каждый угол зала приглашает присесть, поэтому разговор начинается быстрее и тянется дольше.
Когда мы проходим с камерой между рядами на выставках, хорошо заметно, как посетитель замирает в шаге от стенда: подойти ближе для него значит согласиться на презентацию. У столика такой невидимой границы нет, и люди садятся рядом куда охотнее.
Для экспонента зона встреч тоже удобнее, чем кажется сначала. Ему не нужно весь день стоять у стойки и ловить взгляды прохожих. Он сидит за столом, к нему подсаживаются, и беседа сразу идёт о задаче гостя.
Как устроен день: сессии, встречи и вечер
Программу, судя по пресс-релизу, сложили из трёх слоёв. Днём в зале шли короткие практические сессии. Между ними оставалось время на «curated networking», то есть на знакомства, которые организаторы помогают подобрать. Вечером выставка переходила в неформальную часть с напитками, музыкой и свободным общением.
Каждый слой решает свою задачу. Короткая сессия даёт повод прийти и тему для разговора, а после неё люди могут остаться в зале. Подобранные знакомства экономят время тем, кто приехал за конкретными контактами. Вечер снимает напряжение: там договаривают то, на что днём не хватило времени.
Сколько минут длилась каждая сессия, организаторы не уточняют. Не раскрывают они и то, как именно подбирали пары для знакомств. Поэтому переносить стоит саму идею трёх слоёв, а длительность и порядок блоков подбирать под свою аудиторию.
Почему такой формат выставки с нетворкингом понравился участникам
Сами организаторы называют первое издание громким успехом, и это их собственная оценка. Доверять ей можно в той части, которую подтверждает простая логика. На отраслевую выставку гость приходит за людьми, а экспонент ищет разговоры, которые закончатся сделкой.
Когда стенды убирают, пропадает барьер между продавцом и покупателем. Короткие сессии держат людей в одном пространстве, поэтому шанс встретить нужного человека растёт. А вечером можно познакомиться заново, если днём успели только обменяться визитками.
Помогает и масштаб. Чуть больше 40 экспонентов в одном зале легко обойти за день, и никто не теряется в лабиринте павильонов. Гость успевает поговорить с теми, кто ему интересен, и у него ещё остаются силы на вечер.
Есть и эффект новизны. Выставка проходила впервые, поэтому у участников могло не быть привычки к стендам и сценам, и новые правила принять было проще. Организаторы об этом не пишут, так что это только предположение.
Как перенести механику на российскую отраслевую выставку
Чтобы формат выставки с нетворкингом прижился у вас, почти всё решают планировка и программа. Ниже четыре шага: они годятся и для отраслевой выставки, и для конференции при выставке, и для отраслевого дня.
- Замените часть стендов зонами встреч. Начните с нескольких экспонентов, которые сами хотят разговоров и не держатся за раздачу буклетов. На месте их стендов поставьте столы, кресла и табличку с названием компании.
- Сократите доклады. Длинную пленарную часть разбейте на короткие практические сессии прямо в зале выставки. Тогда гости не уйдут в отдельный конференц-зал и останутся рядом с экспонентами.
- Подбирайте знакомства заранее. В форме регистрации спросите, кого участник хочет встретить. Перед выставкой отправьте каждому несколько подходящих имён и номер зоны, где их искать.
- Оставьте вечер для неформальной части. Музыка и напитки после основной программы дают людям договорить то, что они начали днём.
Вопрос для формы регистрации можно взять почти готовым:
Кого вы хотите встретить на выставке? Отметьте до трёх вариантов: поставщиков, площадки, агентства, заказчиков или коллег из своей отрасли. Перед выставкой мы пришлём вам имена тех, с кем стоит поговорить.
Ответы на этот вопрос пригодятся и экспонентам. Покажите им, сколько гостей ищут именно их профиль, и им будет проще согласиться на столы вместо стенда.
Когда выставке такой формат не подойдёт
Назначенные встречи работают, только когда экспонентов хватает, чтобы каждому гостю нашлись собеседники. Если их меньше 50, сетку встреч лучше не строить. Пар не хватит, и зона будет пустовать.
Лидс с его 40 с небольшим экспонентами делал ставку на расслабленные зоны, короткие сессии и вечер. Небольшой выставке разумно брать именно эту часть, а подбор знакомств оставить на время, когда участников станет больше.
Есть и вторая причина подумать заранее. Экспоненты, которые привыкли продавать с большого стенда, могут воспринять столы как понижение статуса. Отказ от стендов придётся объяснить ещё на этапе продажи участия, иначе в день выставки вы услышите недовольство прямо в зале.
Где обычно ошибаются: Ставят «зону нетворкинга» с кофе в углу зала и удивляются, что туда никто не идёт. Людей приводит туда повод: короткая сессия рядом, подобранная встреча или вечерняя программа. Ближе к обеду мы замечаем, что пустой угол с кофе оживает, только когда рядом заканчивается сессия и люди выходят с вопросами. Вторая ловушка — переносить британскую картинку целиком. Музейного зала с историей во многих городах нет, а вечер с напитками в экспоцентре придётся подстраивать под его правила. Крупным выставкам, которые заметно больше лидсовской, одной зоны встреч мало.
Что сделать завтра
- Откройте программу своей ближайшей выставки и найдите хотя бы 30 минут без докладов. Если такого промежутка нет, сократите одну сессию и отдайте освободившееся время встречам.
- Посчитайте экспонентов: если их меньше 50, оставьте неформальные зоны и вечер, а сетку встреч отложите.
- Добавьте в форму регистрации вопрос о том, кого участник хочет встретить.
- Предложите двум-трём экспонентам попробовать столы вместо стенда.
- Спросите у площадки, можно ли провести вечернюю часть с музыкой в том же зале.
Частые вопросы
Чем выставка с нетворкингом отличается от обычной?
На обычной выставке гость ходит между стендами и слушает доклады. На выставке с нетворкингом основное время отдают встречам: стенды заменяют зоны для разговора, сессии делают короткими, а вечером идёт неформальная часть. Так в апреле 2026 года устроили Hospitality Live в Лидсе.
Сколько времени в программе отдать на встречи участников?
Готовой нормы нет, и организаторы Hospitality Live долю времени не публиковали. Начните хотя бы с 30 минут без докладов в каждой половине дня и добавьте вечер. Дальше смотрите, заполняются ли зоны встреч.
Подойдёт ли формат небольшой отраслевой выставке?
Подойдёт, если взять его неформальную часть. Формат выставки с нетворкингом в Лидсе собрали чуть больше чем из 40 экспонентов, однако назначенные встречи при меньше чем 50 экспонентах строить рискованно. Небольшой выставке хватит зон для разговора, коротких сессий и вечера.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
