Съёмка конференции для ролика занимает 2–3 самых живых часа программы. Но полную запись докладов такой ролик не заменит. Выбор зависит от того, где и зачем покажут видео. Ниже — чем отличаются варианты и что сообщить подрядчику.
Организатору конференции обычно хочется всего сразу: и яркий ролик для соцсетей, и архив выступлений для тех, кто не доехал. На деле это две разные задачи, и у каждой свои команды, сроки и техника. Когда понятно, что даёт каждая из них, выбрать гораздо проще.
Что получит организатор: ролик до минуты к следующему дню
Ролик до минуты монтируют из самых живых 2–3 часов конференции. Формат выбирают под задачу: горизонтальный 16:9 для сайта и экрана в зале или вертикальный 9:16 для соцсетей. Чаще всего его присылают на следующий день, а в загруженный сезон — через 3–5 дней.
Коллегам это легко объяснить одной строкой: снимают 2–3 часа, а ролик приходит к следующему дню. Такой срок удобен, потому что участники ещё обсуждают событие и охотно делятся видео.
Ролик получается один и в одном формате. Если понадобится ещё версия, например короткий тизер к следующей конференции, это отдельная работа и отдельная оплата. Зато исходники остаются у организатора без доплат и условий.
А если заранее договориться, что снимать будут в обоих форматах, исходники придут и горизонтальные, и вертикальные. Тогда своя SMM-команда сама нарежет из них сторис и короткие фрагменты, без подрядчика. Для ролика-атмосферы чаще всего хватает тех двух-трёх часов, когда в зале больше всего людей и движения.
Как идёт работа в зале и что слышно в ролике
Команду coupleinvideo выбирают по портфолио и доверяют ей отбор кадров, поэтому она снимает в своём почерке. Операторы двигаются тихо и в программу не вмешиваются. Спикеру не приходится ждать, пока выставят свет, а гостям — позировать.
Звук ролика собирают из музыки и живых звуков зала: смеха, аплодисментов, гула голосов в перерыве. Слов спикеров в ролике нет: ни докладов, ни вопросов из зала, ни разговоров у стендов. Поэтому ролик понятен даже в ленте без звука и без субтитров.
Самые живые минуты на конференциях мы почти всегда снимаем между докладами: у кофе-брейка, у стендов партнёров, в очереди к спикеру после выступления. Туда и уходит большая часть кадров. Так в минуту ролика попадает то, ради чего люди едут на конференцию очно: встречи, разговоры и реакция зала.
Сцену при этом тоже снимают — открытие, главный доклад, момент, когда зал аплодирует. Но в ролике она звучит музыкой, а слова спикера остаются за кадром.
Как ролик с конференции работает после события
Ролик полезен ещё долго после того, как закрылся зал. Вертикальный обычно выкладывают в соцсети в первые дни после события. Горизонтальный ставят на сайт конференции, в презентацию для партнёров и в отчёт руководству.
Чаще всего его используют так:
- анонс следующей конференции: минута атмосферы убеждает гостей лучше программы в PDF;
- письмо спонсорам и партнёрам: им важно увидеть полный зал и людей у своего стенда;
- отчёт руководству: по одной минуте понятно, как прошёл день, и слайды с итогами читают охотнее;
- HR-бренд: кандидаты видят, как в компании общаются и чем она живёт.
Чем быстрее ролик выходит, тем больше от него пользы. Участники отмечают друг друга, пересылают видео коллегам, а спикеры добавляют его к себе на страницы. Через неделю интерес заметно спадает, и тот же ролик собирает меньше откликов.
Поэтому ролик к следующему дню удобен ещё и для пост-релиза. Его можно разослать участникам вместе с благодарностью и ссылками на материалы спикеров.
Согласие участников: общие планы и крупные
На конференции, открытой для публики, согласие на общие планы не нужно: такое исключение для публичных мероприятий есть в п. 1 ст. 152.1 ГК РФ. С крупным планом сложнее. Если в кадре главное — лицо конкретного человека, такой кадр лучше согласовать заранее.
Проще всего сделать это при регистрации. Галочка о съёмке в форме заодно даёт согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ. Закон относит к ним и фото с видео, по которым человека можно узнать.
Тем, кто не хочет попадать в кадр, на входе выдают бейдж или ленту другого цвета. Операторы видят этот знак и обходят такого гостя стороной, а в монтаж его лицо не попадает.
Когда мы приезжаем на площадку до начала, сразу видно, продумана ли регистрация. Если цветные ленты лежат на стойке и администраторы знают, зачем они, спокойно работают все: и гости, и команда.
От чего зависит объём работы
Объём работы определяют четыре вещи, и они понятны заранее:
- часы съёмки: для ролика обычно хватает 2–3 часов, а длинный день с несколькими залами требует больше работы;
- сезон: когда у команды много съёмок подряд, ролик ждут 3–5 дней;
- выезд в область: на площадку за городом команда едет дольше;
- число роликов: второй ролик или отдельный тизер считают как отдельную работу.
Исходники входят в работу без доплат. Объём зависит от числа часов и роликов, а размер зала или число спикеров на него почти не влияют.
Что сообщить подрядчику — четыре вещи
От организатора нужно немного. Длинное описание будущего ролика и список кадров не требуются: подрядчика выбирают по почерку, и он сам знает, что снимать. Это и позволяет сдать ролик быстро.
Заранее подрядчику достаточно отправить такой список, его можно скопировать прямо в письмо:
- Когда и где: дата, адрес площадки, время начала и конца съёмки.
- Тайминг программы: когда открытие, главный доклад, перерывы и нетворкинг. По расписанию видно, где будет больше всего людей.
- Где выйдет ролик: в соцсетях, на сайте или на экране следующей конференции. От этого зависит, горизонтальным он будет или вертикальным.
- Контакт на площадке: кто и по какому телефону встретит команду у служебного входа.
Больше ничего не нужно. Остальное команда решает сама по ходу дня, а организатор в это время занимается гостями и спикерами.
Съёмка конференции или запись докладов: что выбрать под цель
Запись докладов — отдельная услуга другой команды. Звук там берут с пульта, на сцену ставят несколько камер и снимают каждое выступление целиком. Потом делают расшифровки, согласуют их со спикерами и монтируют по каждому докладу отдельный файл.
Такая работа идёт весь день, и готовые записи приходят заметно позже. У ролика-атмосферы другая задача: речи в нём нет, зато есть ритм, лица и настроение зала. Он показывает, каково было на конференции, а запись докладов сохраняет, что на ней говорили.
| Ролик-атмосфера | Запись докладов | |
|---|---|---|
| Что на выходе | один ролик до минуты | полные записи выступлений |
| Звук | музыка и живые звуки зала | речь спикеров, звук с пульта |
| Сколько снимают | 2–3 самых живых часа | весь день, каждый доклад |
| Когда готово | к следующему дню, в сезон за 3–5 дней | позже: на монтаж и расшифровки нужно время |
| Где пригодится | соцсети, сайт, анонс, отчёт | архив, платный доступ, база знаний |
| Кто делает | команда из двух в своём почерке, например coupleinvideo | продакшн с несколькими камерами и звукорежиссёром |
Если нужна полная запись всех докладов для архива или платного доступа, ролик до минуты её не заменит. Тогда запись заказывают у продакшна со звуком с пульта, а ролик берут отдельно, если он тоже нужен.
Многие конференции так и делают. Продакшн записывает сцену, а контент-креаторы coupleinvideo в это же время снимают атмосферу в холле и зале. Команды друг другу не мешают, потому что у одной задача — сцена и звук, а у другой — люди.
Где обычно ошибаются: Заказывают одну съёмку и ждут от неё сразу ролик для соцсетей и запись всех докладов. Команда, которая снимает атмосферу, ходит по залу и холлу, а голос спикера при этом не пишет. После конференции выясняется, что доклады остались только обрывками и без звука. Чтобы так не вышло, ещё при заказе решают, нужна ли запись выступлений, и под неё сразу зовут отдельную команду.
Что сделать завтра
- Отметьте в программе два часа, которые обязательно должны попасть в ролик: обычно это открытие, главный доклад и самый людный перерыв.
- Решите, нужна ли полная запись докладов для архива или платного доступа. Если нужна, ищите под неё продакшн со звуком с пульта.
- Добавьте в форму регистрации галочку о съёмке и согласии на обработку данных, а на стойку — ленты другого цвета.
- Соберите для подрядчика четыре вещи: дату и адрес, тайминг, где выйдет ролик, контакт на площадке.
- Посмотрите портфолио нескольких команд и выберите ту, чей почерк хочется увидеть в своём ролике.
Частые вопросы
Нужно ли снимать конференцию целиком?
Для ролика — нет. Хватает 2–3 часов, когда в зале больше всего людей и движения. Целиком снимают только запись докладов, а это другая задача другой команды.
Когда будет готов ролик с конференции?
Чаще всего на следующий день после конференции. Если сезон загружен, ролик ждут 3–5 дней, и об этом говорят заранее.
Чем ролик с конференции отличается от записи докладов?
В ролике до минуты звучат музыка и живые звуки зала, речь в нём не записывается. Запись докладов сохраняет выступления целиком со звуком с пульта, а съёмка конференции ради ролика передаёт её атмосферу.
Нужно ли брать согласие у каждого участника?
На открытой для публики конференции общие планы снимают без отдельного согласия. Крупные планы лучше согласовать при регистрации — галочкой в форме, которая заодно закрывает согласие по 152-ФЗ.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
