Для агентства, которое продаёт организацию мероприятий, видео с прошлого события становится главным доводом в тендере. Но в кейс идёт лишь то, где видна ваша работа. Многое зависит от договора с клиентом и от выбранных часов съёмки. Ниже — что показать и что проверить заранее.
Клиент выбирает агентство по тому, что оно уже сделало, и ролик с прошлого события рассказывает об этом быстрее любой презентации. Поэтому такой ролик заказывают с прицелом на следующего клиента, а думать о нём начинают ещё до события.
Один ролик до минуты к следующему дню
Съёмка занимает 2–3 часа, а агентство получает один живой ролик длиной до минуты. Какой формат взять, зависит от задачи: горизонталь 16:9 подходит для презентации и сайта, вертикаль 9:16 — для соцсетей. Готов ролик к следующему дню, а в высокий сезон на него уходит 3–5 дней.
Для кейса это удобная длина. Тендерная комиссия смотрит заявки одну за другой, и за минуту ролик успевает показать масштаб, гостей и настроение. Ролик-кейс на 1:00 вставляют в тендерную презентацию без перемонтажа.
По договорённости до события coupleinvideo ведёт съёмку и в горизонтали, и в вертикали. Исходники в обоих форматах агентство забирает себе, доплачивать за них не нужно. Из них команда агентства соберёт короткие фрагменты для соцсетей, вставку в коммерческое предложение или заставку для стенда на выставке, и нового подрядчика для этого искать не придётся.
Сам ролик при этом остаётся один и в одном формате. Если агентству нужна вторая смонтированная версия, это отдельная работа, и оплачивают её тоже отдельно.
Как идёт съёмка, пока агентство ведёт событие
Команда coupleinvideo работает вдвоём и снимает в своём почерке. Подрядчика выбирают по прежним работам, поэтому ни сценарий, ни список кадров не нужны: как будет выглядеть результат, агентство знает ещё до заказа. В программу съёмка не вмешивается. Никто не просит гостей повторить тост и не останавливает ведущего ради дубля.
Под картинкой звучат музыка и живой зал: гости смеются, хлопают, у бара гудят разговоры. Выступления со сцены не записывают. Для кейса так даже лучше: комиссия оценивает атмосферу и работу команды, и доклад заказчика ей ни к чему.
Из-за камеры нам хорошо видно, на ком держится вечер: координатор с рацией у входа, техник за пультом, менеджер, который тихо переставляет таблички. В портфолио агентства такие кадры весят больше любого салюта, ведь на них люди, которые всё устроили.
Поэтому координатора лучше заранее предупредить, что рядом будет видеокоманда. Тогда он не станет прятаться от камеры и спокойно сделает свою работу в кадре.
Организация мероприятий: видео в тендере, на сайте и в соцсетях
В тендере ролик ставят первым слайдом кейса или отправляют ссылкой вместе с заявкой. Комиссия, которая выбирает подрядчика на организацию мероприятий, видео смотрит раньше текста. За минуту она видит то, на что в описании ушла бы страница: сколько пришло гостей, как выглядела площадка и включились ли люди в программу.
На сайте агентства горизонтальный ролик встаёт в карточку проекта рядом с описанием задачи. Посетитель читает, что требовалось от агентства, и сразу видит, как это выглядело вживую. Так карточка убеждает лучше галереи из сотни снимков.
Для соцсетей берут вертикаль. Её выкладывают на следующий день, пока клиент и его гости ещё делятся впечатлениями. Если договор разрешает отметить клиента, публикация расходится по его сотрудникам и партнёрам.
Пригодится ролик и там, где о нём вспоминают реже, — при найме. Кандидаты в ивент-агентство хотят понять, какие события им предстоит делать, и ролик отвечает на этот вопрос честнее любой вакансии. Его показывают на собеседовании или прикладывают к объявлению.
От чего зависит состав съёмки
Состав съёмки подбирают под задачу агентства, и на него влияют несколько вещей:
- часы съёмки: обычно 2–3 часа, а форуму или выездной программе нужно 4, 5 или 10;
- сезон: перед Новым годом свободных дат мало, и ролик готовят дольше;
- выезд в область: дорога занимает время команды, и это учитывают в плане съёмки;
- число роликов: каждую следующую версию монтируют отдельно и отдельно оплачивают.
Съёмку в двух форматах обсуждают до события. Исходники в этом случае отдают без доплат, так что агентство получает запас материала на будущие кейсы.
Право показать кейс: договор с клиентом и согласие гостей
Ролик для портфолио показывают только с разрешения клиента. Право на это прописывают в договоре агентства с заказчиком события: можно ли публиковать материалы, где именно и с какого дня. Если договор публикацию запрещает, кейс в открытый доступ не выйдет, как бы хорошо его ни сняли. Поэтому пункт проверяют до события, пока его ещё можно обсудить.
Отдельно решают вопрос с гостями, которые попали в кадр. Публично показать человека в ролике разрешено, если он на это согласился (ГК РФ, ст. 152.1 в редакции на октябрь 2026). Закон делает исключения, например для съёмки на публичных мероприятиях, если человек не становится главным объектом кадра.
Корпоратив или закрытый ужин под такое исключение подходят не всегда. Поэтому согласие гостей собирает заказчик события, прямо при регистрации. Агентство перед показом кейса уточняет у клиента, была ли такая строка в форме.
Где обычно ошибаются: Агентство просит снять всё с утра до вечера, хотя в кейс войдут 50 секунд из самого насыщенного часа. Пока команда снимает пустой зал и очередь на регистрацию, главное случается ближе к вечеру, когда все устали и программа уже съехала. Выгоднее заранее открыть тайминг и выбрать 2–3 часа, в которые происходит главное: открытие, выход артиста, финал. Вторая ловушка — вспомнить о договоре после события: ролик готов, а показать его нельзя.
Что сообщить подрядчику — и почему этого хватает
От агентства нужны четыре вещи, и брифа среди них нет. Подрядчика выбрали по портфолио, поэтому стиль ролика обсуждать не приходится. Тайминг здесь работает как расписание: по нему видно, когда случится главное, и команда окажется в нужном зале вовремя.
Сообщение подрядчику можно отправить таким:
Добрый день! Снимаем событие клиента, ролик пойдёт в портфолио агентства. Дата и площадка: ____, адрес ____. Съёмка с ____ до ____. Главное в программе: открытие в ____, ключевой номер в ____, финал в ____. Ролик нужен для тендерной презентации и сайта, поэтому горизонталь. Если можно, снимите и вертикально — исходники заберём себе. На площадке встретит координатор ____, телефон ____.
Больше подрядчику ничего не нужно. Всё остальное он увидит на месте, а его почерк агентство уже оценило по портфолио.
Кто подойдёт агентству: оператор, мобилограф, продакшн или coupleinvideo
| Кто | Что получится | Что потребуют от агентства | Когда подходит |
|---|---|---|---|
| Оператор площадки | запись программы, монтаж по запросу | заявку и список моментов | нужна запись для архива |
| Мобилограф | короткие вертикальные ролики в день события | тайминг и доступ к сцене | главное — соцсети в тот же вечер |
| Продакшн | фильм о компании, запись докладов, интервью | сценарий, согласования, несколько смен | нужен большой имиджевый фильм |
| coupleinvideo | ролик-атмосфера до минуты к следующему дню, исходники в двух форматах по согласованию | дату и часы, тайминг, где выйдет ролик, контакт | нужен видеокейс для тендера и сайта |
У продакшна свой путь: сценарий, запись речи, несколько камер и согласования. Его берут, когда нужен фильм о компании или полная запись докладов, и времени на такую работу уходит больше. Вдвоём coupleinvideo снимает атмосферный ролик в своей манере и сдаёт его к следующему дню.
Для кейса агентства почерк подрядчика значит очень много. Его видно в портфолио подрядчика ещё до заказа, а значит, агентство заранее знает, как будут выглядеть его события в глазах следующего клиента.
Что сделать завтра
- Откройте договор с ближайшим клиентом и найдите пункт о праве показывать событие в портфолио.
- Если такого пункта нет, предложите клиенту дополнение до события и договоритесь, где ролик можно публиковать.
- Уточните у заказчика, есть ли в форме регистрации строка о согласии гостей на съёмку.
- Отметьте в тайминге 2–3 часа, когда случается главное, и соберите четыре вещи для подрядчика.
- Пересмотрите портфолио нескольких подрядчиков и выберите почерк, который хочется видеть в своих кейсах.
Частые вопросы
Можно ли показывать в портфолио ролик с события клиента?
Можно, если это разрешает договор с клиентом. Когда публикация материалов запрещена, ролик остаётся во внутреннем архиве, поэтому пункт проверяют ещё до события. Отдельно стоит убедиться, что заказчик собрал согласие гостей при регистрации.
Сколько роликов нужно агентству в портфолио?
Обычно хватает одного свежего кейса на каждый формат, который агентство продаёт: конференцию, корпоратив, запуск продукта. Старый ролик заменяют, когда появляется новое событие того же типа.
Чем ролик-кейс отличается от видеоотчёта для заказчика?
Видеоотчёт рассказывает клиенту о его вечере: кто выступал и как радовались сотрудники. В кейсе агентство показывает свою организацию мероприятий, видео делает упор на масштаб, декор, навигацию и работу команды. Часто обе задачи решает один ролик, если о второй подумали заранее.
Можно ли поправить ролик, если клиенту что-то не понравилось?
Поправить можно. Но когда подрядчика выбирают по почерку в портфолио, правки бывают редко, поэтому ролик и успевает выйти к следующему дню.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
