Чтобы собрать с форума рилс, хватает 2–3 самых живых часов. Но выбирают их по залу, и расписание тут подсказывает плохо. Многое зависит от того, сколько в программе нетворкинга и выставочной зоны. Ниже — какой отрезок снять и когда ждать ролик.
Форум идёт с утра до вечера, а соцсетям нужна одна минута, после которой захочется приехать в следующий раз. Здесь собрано, что получит организатор, какие часы программы отдать под съёмку и что сообщить подрядчику. А в конце — когда такой ролик форуму не подходит и нужна другая команда.
Ролик к следующему дню: что получит организатор
За 2–3 часа на площадке набирается материал на один ролик длиной до минуты. Для форума его обычно собирают вертикальным, в формате 9:16, потому что жить ему в соцсетях. Готов он к следующему дню, пока участники ещё выкладывают фото с бейджами и спорят о спикерах. В высокий сезон монтаж занимает 3–5 дней, и об этом лучше спросить заранее.
Горизонталь тоже можно получить, если договориться о ней до съёмки. Тогда контент-креаторы coupleinvideo снимают сразу в двух форматах. Ролик при этом остаётся один, вертикальный, а исходники приходят и вертикальные, и горизонтальные — без доплат и дополнительных условий.
Из горизонтальных исходников команда форума потом сама соберёт видео для большого экрана на открытии следующего года. Подрядчик для этого уже не нужен: материал лежит у организатора и принадлежит ему.
Второй ролик, например отдельный про выставку или про вечернюю программу, считается отдельной работой и оплачивается отдельно. Если форум длится два дня или нужно захватить и утро, и вечер, на съёмку закладывают больше часов.
Какие часы форума рилс покажет лучше всего
Ролику-атмосфере нужны движение, лица и звук живого зала. Поэтому лучший отрезок тот, где люди ходят, разговаривают и смеются. Длинный доклад с одним человеком на сцене даёт пару хороших кадров, и всё.
Для однодневного форума удачное окно обычно складывается так:
- финал пленарной сессии: полный зал, аплодисменты, спикеры спускаются к гостям;
- кофе-брейк сразу после неё: очередь к кофе, первые знакомства, обмен контактами;
- выставочная зона в разгар дня: демонстрации у стендов, вопросы, разговоры на ходу;
- открытая дискуссия или награждение, если они стоят рядом по времени.
Ближе к обеду мы обычно перебираемся из зала к стендам. Там люди спорят, меняются визитками и смеются, а камеру просто перестают замечать. На этих кадрах потом и держится ролик.
Нетворкинг стоит включить в окно обязательно, даже если в программе он занимает скромное место. Для соцсетей форума это самое ценное: зритель видит, что сюда едут знакомиться, а не только слушать. Тот, кто сомневался, ехать ли в следующий раз, решает именно по таким кадрам.
Когда мы задерживаемся на площадке до вечера, ряды в зале заметно редеют, а уставшие гости уходят в фойе. Поэтому последние часы программы редко дают то, что нужно ролику.
Где обычно ошибаются: Съёмку заказывают от регистрации до афтепати, хотя всё живое помещается в пару часов. В исходниках оказываются пустые коридоры и десяток похожих докладов, монтаж затягивается, и ролик выходит, когда форум уже обсудили. Выгоднее отдать камере 2–3 людных часа и получить ролик к следующему дню.
Как идёт съёмка: программа остаётся вашей
Команда coupleinvideo работает вдвоём и снимает своим почерком. Программу под камеру не двигают, спикеров не просят выйти ещё раз, гостей не выстраивают в позы. Пара сама находит точки съёмки и переходит между залом, фойе и стендами вслед за людьми.
В ролике звучат музыка и то, что слышно в зале: смех, аплодисменты, шум выставки. Речь спикеров в ролик не идёт. Так что площадке ничего не приходится перестраивать ради съёмки, а техническая команда занимается своим делом.
Согласие гостей на съёмку удобнее взять ещё при регистрации. По статье 152.1 Гражданского кодекса публиковать и использовать изображение человека можно только с его согласия, хотя у этого правила есть исключения. Одна строка с галочкой в форме снимает вопрос задолго до форума.
Строку можно взять такую: «Я знаю, что на форуме ведётся фото- и видеосъёмка, и согласен, что кадры со мной появятся в соцсетях и материалах форума». Тем, кто против, на входе выдают бейдж другого цвета, и операторы обходят их стороной.
Где ролик работает после форума
Вертикальный ролик первым делом уходит в соцсети форума и в клипы ВКонтакте. Формат там вертикальный, 9:16, с кадром 1080×1920. По данным блога Admins Club во ВКонтакте за 2021 год, клип может длиться от 5 секунд до 3 минут. Самыми удобными для зрителя там называют 15–30 секунд.
Ролик до минуты в эти рамки укладывается. Важное в кадре держат ближе к центру, потому что по краям его закроют кнопки и подписи интерфейса. Выложить с форума рилс лучше на следующий день, пока участники ещё отмечают площадку и пишут посты о встречах.
Дальше ролик работает на отчёт. Руководству и партнёрам проще посмотреть минуту, чем листать альбом из сотен фотографий. Его вставляют в письмо участникам с благодарностью, в презентацию для спонсоров и в анонс следующего года.
Для регистрации на следующий форум такой ролик тоже полезен. Человек, который видит живой зал и знакомые лица, охотнее оставляет заявку, чем тот, кто читает сухую программу.
Что влияет на стоимость
Цену считают под конкретный форум, и складывается она из нескольких вещей:
- сколько часов нужно снимать: базовые 2–3 часа или больше, если форум идёт два дня;
- когда проходит форум: в высокий сезон спрос выше, а монтаж растягивается до 3–5 дней;
- где площадка: выезд в область учитывают отдельно;
- сколько роликов нужно: каждый следующий, например про выставку, считается отдельной работой.
Исходники в двух форматах, если о съёмке так договорились, отдают без доплаты. На цену не влияет и то, сколько гостей придёт: пара снимает атмосферу зала.
Что сообщить подрядчику: четыре строки
Подробное задание на ролик не понадобится. Подрядчика выбирают по портфолио и доверяют его почерку, поэтому от организатора нужны всего четыре вещи. Их легко уместить в одно сообщение:
Форум: [название], [дата], [адрес площадки], снимаем с [время] до [время]. Что идёт в эти часы: [когда финал пленарной сессии, когда кофе-брейк, когда открыта выставка]. Где выйдет ролик: соцсети форума, вертикаль 9:16; горизонтальные исходники нужны или нет. Человек на площадке: [имя, телефон], он встретит вас у входа и проведёт к залу.
Больше ничего не требуется. Сценария, списка кадров и согласований концепции нет, и как раз поэтому ролик успевает выйти к следующему дню. Тайминг программы нужен только затем, чтобы пара оказалась у сцены в момент аплодисментов.
Контакт на площадке экономит больше времени, чем кажется. Вопросы с охраной, гардеробом и входом в зону для спикеров решаются одним звонком, и съёмка не теряет на них полчаса.
Ролик-атмосфера или запись докладов: что выбрать
Если 80 % программы составляют доклады в тёмном зале, ролик-атмосфера выйдет бедным. В нём будут повторяться сцена, экран и ряды затылков. Такому форуму нужна запись докладов, и её делает другая команда как отдельную услугу.
Работа там другая: пишут звук с пульта, ставят сразу несколько камер, затем готовят расшифровки и согласуют текст со спикерами. Запись сохраняет каждое слово для тех, кто не приехал. Рилс за минуту показывает настроение форума и зовёт приехать в следующий раз.
Продакшн с интервью и сценарием подойдёт, если нужен фильм о форуме, и такая работа занимает недели. Оператор-одиночка спокойно снимет общий план зала, а мобилограф выложит сторис в тот же день.
coupleinvideo — команда из двух человек: она снимает атмосферу форума и отдаёт ролик на следующий день. Многие форумы совмещают: доклады пишет одна команда, а живые часы между ними снимает другая.
Что сделать завтра
- Найдите в программе форума блок, где в зале соберётся больше всего людей.
- Добавьте к нему соседний кофе-брейк или выставку, чтобы набралось 2–3 часа.
- Впишите строку согласия на съёмку в форму регистрации.
- Соберите четыре строки для подрядчика: дата и часы, программа на эти часы, где выйдет ролик, контакт.
- Посмотрите портфолио двух-трёх команд и выберите ту, чьи работы вам по вкусу.
Частые вопросы
Какой отрезок форума выбрать для съёмки?
Тот, где людно и шумно: финал пленарной сессии, кофе-брейк и выставочная зона. Чтобы снять для форума рилс, этих 2–3 часов обычно хватает с запасом.
Успеет ли ролик выйти, пока форум обсуждают?
Да: обычно ролик выходит на следующий день после съёмки, а в горячий сезон ждать придётся 3–5 дней. Участники в это время ещё публикуют фото, и ролик попадает в общий поток.
Можно ли снять и горизонталь, и вертикаль?
Можно, если договориться об этом до съёмки. Ролик останется один, вертикальный, а исходники придут в обоих форматах без доплаты. Из горизонтальных ваша команда сама смонтирует видео для экрана на следующем форуме.
Материал информационный и не является индивидуальной консультацией по организации мероприятий, рекламе или продвижению. Правила площадок и соцсетей меняются — проверяйте актуальные требования перед запуском.
